home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 4 / Gold Medal Software - Volume 4 (Gold Medal) (1994).iso / netutils / brir110e.arj / DOC.ZIP / INVENTRY.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-06-17  |  184KB  |  4,208 lines

  1. Part Three: Inventory 
  2.  
  3. List of Topics
  4. 12.0 BrightWorks Inventory
  5. 12.1 About BrightWorks' Inventory Capability
  6. 12.2 How This Part is Organized
  7. 12.3 Maintaining Your LAN Inventory
  8. 12.3.1 The Problem
  9. 12.3.2 Where Does the Time Go?
  10. 12.3.3 The Cost
  11. 12.3.4 The BrightWorks Inventory Solution
  12. 12.3.5 How Does a BrightWorks Inventory Work?
  13. 12.4 BrightWorks Inventory Features
  14. 12.5 BrightWorks' Inventory Modules
  15. 12.5.1 BrightWorks Console and Administrative Program
  16. 12.5.2 PC Inventory Collection Programs
  17. 12.5.3 MAC Inventory Collection Programs
  18. 12.5.4 Database Access
  19. 12.6 Inventory Configuration Options
  20. 12.6.1 Assigning Rights To a Common Directory
  21. 12.6.2 Establishing a Separate Transaction Directory
  22. 12.6.3 Consider Improving BrightWorks' Database Performance
  23. 12.6.4 Consider Placing EQUIP in the Login Script
  24. 12.7 Quick Start Guide to Inventory
  25. 13.0 Inventory Set-up and Administration
  26. 13.1 Introduction
  27. 13.1.1 Access to Inventory Administrative Functions
  28. 13.1.2 What's in this Chapter
  29. 13.2 Audit Set-up and Administration
  30. 13.2.1 Maintaining LAN Sites
  31. 13.2.2 Setting the Audit Scope
  32. 13.2.3 Setting the Audit Software Options
  33. 13.2.4 Setting the Audit Parameters
  34. 13.3 Alerting Set-up and Administration
  35. 13.3.1 Defining Alerting Criteria
  36. 13.3.2 Setting the Method of Notification
  37. 13.3.3 Setting the Alert Schedule
  38. 13.3.4 The Audit Timer Icon
  39. 13.4 Qualification List Set-up and Administration
  40. 13.4.1 Viewing Qualification Lists
  41. 13.4.2 Modifying Qualification Records
  42. 13.5 Database Descriptions
  43. 13.5.1 Categories Database
  44. 13.5.2 Classes Database
  45. 13.5.3 Components Database
  46. 13.5.4 Contract Types Database
  47. 13.5.5 Departments Database
  48. 13.5.6 Locations Database
  49. 13.5.7 MAC Software List Database
  50. 13.5.8 Manufacturers Database
  51. 13.5.9 Models Database
  52. 13.5.10 Names Database
  53. 13.5.11 PC Software List Database
  54. 13.5.12 Software Categories Database
  55. 13.5.13 Types Database
  56. 13.6 Baseline Inventory Export/Import
  57. 13.6.1 Exporting the Baseline Inventory
  58. 13.6.2 Importing a Baseline Inventory File
  59. 13.6.3 Removing a Site from the Baseline Inventory
  60. 14.0 Collecting Inventory
  61. 14.1 Introduction
  62. 14.1.1 Automating Inventory Collection
  63. 14.1.2 What's in this Chapter
  64. 14.2 EQUIP Command Line Reference
  65. 14.2.1 [drive:\path]
  66. 14.2.2 /NOSHOW
  67. 14.2.3 /SHOW
  68. 14.2.4 /E
  69. 14.2.5 /S
  70. 14.2.6 /H
  71. 14.2.7 /Y
  72. 14.2.8 /V
  73. 14.2.9 /D, /W and /M
  74. 14.2.10 /U
  75. 14.3 Collecting Networked PC Inventory
  76. 14.3.1 Running EQUIP
  77. 14.4 Collecting Stand-alone PC Inventory
  78. 14.4.1 Creating a Collector Diskette
  79. 14.4.2 Running SA_EQUIP
  80. 14.4.3 Loading Stand-alone Data into BrightWorks
  81. 14.5 Collecting Networked MAC Inventory
  82. 14.5.1 Installing MACEQUIP
  83. 14.5.2 Automating MACEQUIP Execution
  84. 14.5.3 Running MACEQUIP
  85. 14.6 Collecting Stand-alone MAC Inventory
  86. 14.6.1 Running MACEQUIP
  87. 14.6.2 Updating MAC Transaction Files
  88. 15.0 Conducting an Audit
  89. 15.1 Introduction
  90. 15.1.1 Access to Audit Functions
  91. 15.1.2 What's in this Chapter
  92. 15.2 Auditing Checklist
  93. 15.2.1 Time Considerations
  94. 15.2.2 What to Audit
  95. 15.2.3 Scheduling
  96. 15.2.4 Multiple Sites
  97. 15.2.5 Alerting Options
  98. 15.3 Auditing the Collected Inventory
  99. 15.3.1 Running an Audit
  100. 16.0 Reviewing Audit Results
  101. 16.1 Introduction
  102. 16.1.1 Access to Audit Results
  103. 16.1.2 What's in this Chapter
  104. 16.2 Viewing the Audit Log
  105. 16.2.1 Viewing the Audit Log
  106. 16.3 Managing Unidentified Software
  107. 16.3.1 Viewing and Managing Unidentified Software
  108. 16.3.2 Transferring Unidentified Software
  109. 16.3.3 Illustrating an Application Group
  110. 17.0 Maintaining the Baseline Inventory
  111. 17.1 Introduction
  112. 17.1.1 Access to Equipment Database Information
  113. 17.1.2 What's in this Chapter
  114. 17.2 Maintaining Equipment Inventory Data
  115. 17.2.1 Viewing Equipment Inventory Data
  116. 17.2.2 Managing Equipment Inventory Records
  117. 17.3 Maintaining Component Information
  118. 17.3.1 Managing Component Information
  119. 18.0 Inventory Reports
  120. 18.1 Introduction
  121. 18.1.1 Access to BrightWorks' Inventory Reports
  122. 18.1.2 What's in this Chapter
  123. 18.2 Using Pre-defined Report Style Sheets
  124. 18.2.1 Printing Pre-defined Reports
  125. 18.2.2 A List of Pre-defined Inventory Reports
  126. 18.3 Using Queries to Customize Reports
  127. 18.3.1 Applying a Query to a Report
  128. 18.3.2 Customizing Report Style Sheets
  129. 18.3.3 Removing a Query from a Report
  130. 18.3.4 Creating a New Query
  131. 18.3.5 Editing a Query
  132. 18.3.6 Deleting a Query
  133. 18.4 Adding New Reports
  134. 18.4.1 Adding Reports
  135. 18.4.2 Renaming Added Reports
  136. 18.4.3 Deleting Reports
  137.  
  138.  
  139. 12.0 BrightWorks Inventory 
  140.  
  141. Welcome to BrightWorks' inventory features which provide a comprehensive  
  142. inventory management solution for your local area network. 
  143.  
  144. NOTE:  This chapter pertains to BrightWorks and LAN Inventory. 
  145.  
  146.  
  147. 12.1 About BrightWorks' Inventory Capability 
  148.  
  149. BrightWorks' inventory features assist LAN managers in collecting and  
  150. maintaining information about the hardware and software components of  
  151. their LAN.  The capabilities focus on performing, recording and reporting  
  152. the inventory of your stand-alone and networked PCs and MACs. 
  153.  
  154. The benefits realized from using BrightWorks' inventory capabilities include: 
  155.  
  156. o  enabling access to a vast amount of valuable information about your LAN 
  157. o  reducing and controlling LAN management and maintenance costs 
  158. o  performing inventories quickly, without leaving your desk 
  159. o  automatically updating your LAN inventory after each audit 
  160. o  gaining control over users changing their own PC settings 
  161. o  tracking detailed vendor, warranty and service information on any  
  162. hardware or software component 
  163. o  eliminating the costs of carrying unnecessary or defective equipment  
  164. on your LAN 
  165.  
  166.  
  167. 12.2 How This Part is Organized 
  168.  
  169. The following table lists the chapters in this part of the BrightWorks manual: 
  170.  
  171. CHAPTER                         DESCRIPTION 
  172. 12.0 Inventory Capability       Provides introductory information about  
  173.                 BrightWorks' inventory features and  
  174.                 requirements. 
  175.                  
  176. 13.0 Inventory Set-up and       Describes the procedures for defining  
  177. Administration                  and managing the BrightWorks inventory  
  178.                 databases, audit control information,  
  179.                 notification parameters and printer set-up. 
  180.  
  181. 14.0 Collecting Information     Describes how to collect inventory  
  182.                 information from networked PCs and MACs  
  183.                 and stand-alone PCs and MACs. 
  184.  
  185. 15.0 Conducting an Audit        Provides an audit checklist and instructions  
  186.                 for running an audit. 
  187.  
  188. 16.0 Reviewing Audit Results    Discusses how to review and manage the  
  189.                 Audit Log and Unidentified Software  
  190.                 information. 
  191.  
  192. 17.0 Maintaining the Baseline   Explains the inventory screens, and the  
  193. Inventory                       viewing and editing of equipment, system  
  194.                 files, and software applications. 
  195.  
  196. 18.0 Inventory Reports          Discusses procedures for generating  
  197.                 pre-defined/custom inventory and distribution  
  198.                 reports. 
  199.  
  200.  
  201. 12.3 Maintaining Your LAN Inventory 
  202.  
  203. 12.3.1 The Problem 
  204.  
  205. Effective management of your local area network requires the ability to  
  206. recognize and track every network component.  When your local area network  
  207. is first installed, you are aware of all of its components.  As you add  
  208. users and expand the network, however, monitoring the network's hardware  
  209. and software becomes increasingly difficult.   
  210.  
  211. Network configurations change constantly to accommodate new users and new  
  212. applications; plus, existing applications are upgraded and memory capacities  
  213. are ever-changing.  As a result, maintaining a manual inventory of your  
  214. network is a tedious, if not impossible, task. 
  215.  
  216. 12.3.2 Where Does the Time Go? 
  217.  
  218. Manually assessing the hardware and software components of a network requires  
  219. an average of 30 minutes per workstation.  A simple calculation shows that  
  220. performing an inventory on a network having 10 workstations would take five  
  221. hours.   
  222.  
  223. Because the inventory data is quickly outdated, additional time is required  
  224. to keep the inventory current. 
  225.  
  226. 12.3.3 The Cost 
  227.  
  228. The cost of conducting a manual audit of your network depends on the time it  
  229. takes to perform an inventory, as calculated in the above discussion. 
  230.  
  231. Use the following worksheet to calculate the cost of performing an inventory  
  232. of your network. 
  233.  
  234. Enter the average hourly wage earned by your LAN manager.    A       _____ 
  235.  
  236. Enter the number of workstations on your network.            B       _____ 
  237.  
  238. Enter the time required to conduct a manual audit  
  239. (30 mins x B).                                               C       _____ 
  240.  
  241. Total cost of network inventory (C/60 x A).                  D       _____ 
  242.  
  243. For example, the approximate hourly wage of a LAN manager who earns $40,000  
  244. a year is $19.23 (as derived from the following calculation:  
  245. 40,000/52 weeks = $769.23 per week; 769.23/40 hours = $19.23 per hour).   
  246. Five hours are required to perform an inventory on a network having 10  
  247. workstations (30 minutes x 10 workstations = 300 minutes or 5 hours).   
  248.  
  249. The cost of performing an inventory of this network is $96.15  
  250. ($19.23 x 5 hours).  This doesn't sound like a great deal of money, but if  
  251. the inventory had to be maintained weekly then the cost jumps to almost  
  252. $5,000.  And if the inventory had to be maintained daily, then the cost  
  253. jumps to almost $25,000! 
  254.  
  255. 12.3.4 The BrightWorks Inventory Solution 
  256.  
  257. BrightWorks' inventory features collect and maintain information about the  
  258. hardware and software installed on your network.  BrightWorks puts the  
  259. inventory information at your fingertips!  Now you can perform a complete  
  260. network inventory without even leaving your desk. 
  261.  
  262. 12.3.5 How Does a BrightWorks Inventory Work? 
  263.  
  264. BrightWorks' inventory capabilities access several modules that collect  
  265. and maintain information about your network configuration.  The collected  
  266. inventory data includes information regarding all file servers, and  
  267. networked and stand-alone PC/MAC workstations.   
  268.  
  269. During each inventory, BrightWorks detects the changes made to the network  
  270. components and updates its database.  BrightWorks can be configured to alert  
  271. you of the inventory changes.  The detailed hardware and software records  
  272. can include serial numbers, purchasing information, warranty and maintenance  
  273. data.  BrightWorks helps you perform your network inventory and audit  
  274. quickly and easily, giving you complete control over your LAN assets. 
  275.  
  276.  
  277. 12.4 BrightWorks Inventory Features 
  278.  
  279. The key features listed below help you maintain a complete asset management  
  280. system for your LAN. 
  281.  
  282. BrightWorks' inventory features include: 
  283.  
  284. o  Recording and updating detailed hardware and software inventory  
  285. information on networked and stand-alone PCs and MACs, file servers,  
  286. and remote LANs 
  287. o  Automatically integrating remote configurations into the LAN equipment  
  288. baseline 
  289. o  Multiple site support  
  290. o  Detecting application software changes and hardware configuration changes 
  291. o  Tracking software versions 
  292. o  Enabling the viewing of system files 
  293. o  Tracking detailed vendor and warranty information  
  294. o  Audit scheduling 
  295. o  Extensive alerting capabilities 
  296. o  Extensive import and export capabilities 
  297. o  Pre-defined and custom report generation 
  298.  
  299.  
  300. 12.5 BrightWorks' Inventory Modules 
  301.  
  302. The BrightWorks inventory capabilities interact with four major functional  
  303. modules.  As an introduction to performing inventories with BrightWorks,  
  304. this section briefly describes the following modules: 
  305.  
  306. o  BrightWorks console and administrative functions 
  307. o  PC inventory collection programs (EQUIP and SA_EQUIP) 
  308. o  MAC inventory collection programs (MACEQUIP 3.1 and MACEQUIP AUTOMATIC 3.1) 
  309. o  Inventory databases 
  310.  
  311. 12.5.1 BrightWorks Console and Administrative Program 
  312.  
  313. BWORKS.EXE is the BrightWorks console and administrative program.  This  
  314. program provides access to all BrightWorks capabilities.  This main module  
  315. is a Windows-based program and is intended to be used by the LAN network  
  316. manager to perform all asset management functions. 
  317.  
  318. The inventory functions available from the BrightWorks console include: 
  319. o  Inventory auditing  
  320. o  Site and database administration 
  321. o  Inventory viewing and editing  
  322. o  Audit notification  
  323. o  Pre-defined and custom inventory report generation   
  324.  
  325. 12.5.2 PC Inventory Collection Programs 
  326.  
  327. BrightWorks provides two programs for collecting PC inventory: 
  328.  
  329. o  EQUIP.EXE - The program used to collect the hardware and software  
  330. information for networked PCs.  EQUIP's command line options allow you  
  331. to specify how often inventory collection should be performed and what  
  332. type of item should be inventoried.  For example, you may choose to collect  
  333. hardware information once per day or software information once per week.   
  334. Inventory collection for networked PCs can also be initiated at login time.   
  335.  
  336. o  SA_EQUIP.EXE - The program used to collect the inventory information on  
  337. stand-alone PCs.  Stand-alone PC data is saved to a "collector diskette" and  
  338. later merged with the LAN inventory information.  Using a unique  
  339. identification method, multiple stand-alone inventories can be conducted  
  340. without duplicating records in a central database. 
  341.  
  342. Both programs are DOS-based and are executed from the machine on which you  
  343. want to perform an inventory.  
  344.  
  345. All data collected by the PC inventory collection programs is written to  
  346. central transaction files and later accessed by BrightWorks' administrative  
  347. functions. 
  348.  
  349. 12.5.3 MAC Inventory Collection Programs 
  350.  
  351. BrightWorks provides two programs for collecting MAC inventory.  Both  
  352. programs are used to collect inventory information on stand-alone and  
  353. networked Macintosh computers; however, their execution is slightly  
  354. different: 
  355.  
  356. o  MACEQUIP 3.1 -  Performs inventory collection and provides a menu from  
  357. which you can choose to view the collected inventory and/or close the program. 
  358.  
  359. o  MACEQUIP AUTOMATIC 3.1 - Automatically closes the program when inventory  
  360. collection is complete. 
  361.  
  362. Both MACEQUIP programs are MAC-based and are executed from the machine  
  363. on which you want to perform an inventory. 
  364.  
  365. Macintosh machines on NetWare systems do not execute login scripts;  
  366. however, the MACEQUIP program can be added as a Startup Item in the  
  367. System Folder. 
  368.  
  369. 12.5.4 Database Access 
  370.  
  371. Every BrightWorks inventory module accesses at least one database.   
  372. Novell's Btrieve is used to manage the database records. 
  373.  
  374. BrightWorks' inventory databases consist of the following: 
  375.  
  376. o  Transaction inventory files - maintain inventory information detected  
  377. by EQUIP, SA_EQUIP and MACEQUIP. 
  378.  
  379. o  Transactions log file - maintains inventory changes detected during  
  380. collection by EQUIP, SA_EQUIP and MACEQUIP. 
  381.  
  382. o  Baseline inventory files - maintain all inventory information following  
  383. an audit.  All information viewed in the main console is obtained from the  
  384. baseline inventory files.  Conducting an audit transfers information from  
  385. the Transaction Inventory files to the Baseline Inventory files and enables  
  386. the inventory data to be viewed from the console. 
  387.  
  388. o  Qualification lists - act as reference lists which aid in data entry and  
  389. maintain the integrity of the data files. 
  390.  
  391. A complete list of BrightWorks' data and executable files are listed in  
  392. Chapter 31. 
  393.  
  394.  
  395. 12.6 Inventory Configuration Options 
  396.  
  397. Before you begin to inventory your LAN components, you must verify that the  
  398. appropriate rights have been granted to the BrightWorks program directory. 
  399.  
  400. 12.6.1 Assigning Rights To a Common Directory 
  401.  
  402. Users of NetWare 4.X, 3.X or 2.2 systems need READ, WRITE, FILESCAN, CREATE,  
  403. and ERASE rights to the directory from which the EQUIP file will be executed.   
  404. These rights are required in order to update the transaction and log files  
  405. upon executing the EQUIP.EXE program. 
  406.  
  407. Users of NetWare 2.1X systems need READ, OPEN, SEARCH, WRITE, CREATE, and  
  408. DELETE rights to the directory from which the EQUIP file will be executed. 
  409.  
  410. Upon the installation of BrightWorks, EQUIP.EXE and all transaction and log  
  411. files reside in the Fusion program directory. 
  412.  
  413. 12.6.2 Establishing a Separate Transaction Directory 
  414.  
  415. If granting extensive rights to a program directory (i.e., the Fusion  
  416. directory) is a concern, then follow the steps below to set up a separate  
  417. "transaction directory" from which your users can execute EQUIP.  By doing  
  418. so, your users will no longer need any rights to the Fusion directory. 
  419.  
  420. Another reason for creating separate transaction directories is for  
  421. maintaining individual LAN sites.  Defining sites is useful for categorizing  
  422. your inventory data.  By establishing a separate transaction directory,  
  423. you are defining a directory into which a site's inventory data will  
  424. be collected.  For example, you might want to maintain a separate inventory  
  425. for your Sales Department.  To do so, you must define a site for the Sales  
  426. Department (e.g., the SALES site).  You also must establish a separate  
  427. transaction directory for the SALES site.  The collected inventory data  
  428. for all workstations included in the SALES site will be maintained in the  
  429. new sales transaction directory.  
  430.  
  431. NOTE: The BWORKS program directory must always be defined as a site because  
  432. it maintains the file server, MAC and stand-alone inventory data. BrightWorks' 
  433. Distribution function can be used to distribute software and/or scripts to 
  434. any workstation in the BrightWorks local site (i.e., the site which identifies 
  435. the BWORKS program directory). Sites are discussed in detail in section 13.2.1 
  436. entitled "Maintaining LAN Sites." 
  437.  
  438. Perform the following steps to establish a transaction directory in which  
  439. EQUIP can collect inventory data:   
  440.  
  441. 1.  Create a transaction directory. 
  442.  
  443.     To allow all your network users access to the EQUIP inventory program,  
  444.     create the new directory on the file server.  For example, create a  
  445.     directory named F:\FUSION\SALES. 
  446.  
  447. 2.  Grant rights to the transaction directory. 
  448.  
  449.     Users of NetWare 3.X or 2.2 systems need READ, WRITE, FILESCAN,  
  450.     CREATE, and ERASE rights to the directory from which the EQUIP file  
  451.     will be executed.  These rights are required in order to update the  
  452.     transaction and log files upon executing the EQUIP.EXE program. 
  453.  
  454.     Users of NetWare 2.1X systems need READ, OPEN, SEARCH, WRITE, CREATE,  
  455.     and DELETE rights to the directory from which the EQUIP file will be  
  456.     executed. 
  457.  
  458. 3.  Copy the required administration files into the new transaction directory. 
  459.  
  460.     Several administration files must be copied into the transaction  
  461.     directory; however, the files must first be configured using the  
  462.     BrightWorks console program. 
  463.  
  464.     a - To configure the administration files, choose the Software Options  
  465.     command from the Administration menu to display the Software Options  
  466.     dialog box. 
  467.  
  468.     b - Select the Workstation software option and define the unknown file  
  469.     extensions and system files to be identified. 
  470.  
  471.     c - Choose the OK button to accept the configuration changes and exit  
  472.     BrightWorks. 
  473.  
  474.     d -  Copy the following administration files into the new transaction  
  475.     directory: 
  476.     o  WAUDCFG.DAT 
  477.     o  WFIDPC.DAT 
  478.     o  WIDPCSFT.DAT 
  479.     o  WSYSFLST.DAT 
  480.  
  481. 4.  Copy the required EQUIP files into the new transaction directory. 
  482.  
  483.     The files required to execute EQUIP are: 
  484.  
  485.     o  EQUIP.EXE 
  486.     o  BTRIEVE.EXE or BREQUEST.EXE (depending on the Btrieve method  
  487.     you are using) 
  488.     o  ENDBTRV.EXE 
  489.     o  WPCSLIST.DAT 
  490.     o  NRCALL.PID 
  491.  
  492.     Several transaction files also need to be in the transaction directory.   
  493.     The first time EQUIP is run in a new transaction directory, you are  
  494.     prompted to instruct EQUIP to create the files. 
  495.  
  496.     o  WEQTRN.DAT 
  497.     o  WEQLOG.DAT 
  498.     o  WTRSOFTT.DAT 
  499.     o  WSYSFTRN.DAT 
  500.     o  WSYSFLOG.DAT   
  501.  
  502. NOTE:  In order for EQUIP to properly execute, you cannot manually copy  
  503. the transaction files. 
  504.  
  505. 5.  Define the transaction directory as a Site. 
  506.  
  507.     This can be accomplished in one of two ways: 
  508.  
  509.     a - From the BrightWorks menu bar, choose the Inventory command from  
  510.     the Administration menu, and then choose the Define Sites command to  
  511.     define the new site and its path, or 
  512.  
  513.     b - When EQUIP first executes in the new transaction directory, you will  
  514.     be prompted to enter a Site name (if the Site has not yet been defined).   
  515.     You must then also define the site and its path from within BrightWorks  
  516.     by choosing the Inventory command from the Administration menu, and then  
  517.     choosing the Define Sites command.  
  518.  
  519.     At this point, the new transaction directory is established.  To include  
  520.     the transaction site data in your baseline (i.e., include the data in an  
  521.     audit), choose the Inventory command from the Administration menu, and  
  522.     then choose the Scope of Audit command and include the transaction site  
  523.     in the audit scope.  
  524.  
  525. IMPORTANT: a - From within the BrightWorks console, any changes made to the  
  526. PC Software List, the "System Files to Inventory on Local Site" option, the  
  527. "Unknown Files to Identify on Local Site" option or the Audit Parameters  
  528. window options will update the files in the Fusion program directory.  
  529. (The file names are WPCSLIST.DAT, WSYSFLST.DAT, WFIDPC.DAT and WAUDCFG.DAT,  
  530. respectively.)  To maintain the changes, you must copy the updated files  
  531. into the transaction directory before running EQUIP again.  
  532. b - Before you perform an audit, the WIDPCSFT.DAT file (the list of  
  533. unidentified software) in the transaction directory needs to be appended to  
  534. the same file name in the BWORKS directory.  Use a third party utility to  
  535. append one file to another file.  For example, Novell's BUTIL.EXE or Magic  
  536. Solution's BU.EXE can be used to do this. (BU.EXE is shipped with BrightWorks.   
  537. It is located in the self-extracting file named TOOLS.EXE in the BWORKS  
  538. program directory.) 
  539.  
  540. For example, the procedures for using BUTIL.EXE to append the files are as  
  541. follows: 
  542.  
  543. 1.  Load Btrieve.  (Either BTRIEVE.EXE or BREQUEST.EXE can be used.) 
  544.  
  545. 2.  At the DOS prompt, enter the BUTIL -copy command, which has the  
  546.     following syntax: BUTIL -COPY <source file> <target file>.  The command  
  547.     you enter may look similar to the following: 
  548.  
  549.     BUTIL -COPY f:\transdir\widpcsft.dat f:\fusion\widpcsft.dat  
  550.  
  551. 3.  Use the ENDBTRV command to unload Btrieve. 
  552.  
  553. Note also that the BU.EXE COPY syntax is exactly the same as the BUTIL  
  554. syntax; simply replace the BUTIL command with BU. 
  555.  
  556. 12.6.3 Consider Improving BrightWorks' Database Performance 
  557.  
  558. BrightWorks uses the Novell Btrieve Record Manager as its record manager.   
  559. Btrieve is integrated with NetWare and offers an extremely high performance  
  560. mechanism for storing information.  In addition, Btrieve is the basis for  
  561. Novell's Network Management System (NMS), which allows McAfee to integrate  
  562. with this important management platform more easily. 
  563.  
  564. NOTE:  Refer to Chapter 34 for instructions on enabling BrightWorks  
  565. smart-launch within NMS. 
  566.  
  567. Btrieve must be loaded before running the EQUIP program.  There are two  
  568. methods of implementing Btrieve: 
  569.  
  570. o  Server-based - All data processing is done at the file server by the  
  571. Brequestor (the Btrieve NLM or VAP).  Each workstation communicates with  
  572. the NLM or VAP by loading BREQUEST.EXE in the local PC's memory. 
  573.  
  574. o    Brequest uses 31-45KB of RAM, depending on the options specified.   
  575. (Version 6.10 or greater is required when using Brequest with BrightWorks.)   
  576. It is much faster than the local Btrieve; it requires, however, that the  
  577. NLM or VAP be loaded on the file server.  
  578.  
  579. o  Client-based - Workstations load an executable version of the record  
  580. manager (BTRIEVE.EXE) and perform all data processing locally.   
  581.  
  582. o    Btrieve uses approximately 85KB of RAM and is much slower than Brequest. 
  583.  
  584. NOTES: 
  585. a - General instructions for configuring the Btrieve NLM are provided in  
  586. Chapter 32.  Refer to your Novell documentation for details on  
  587. configuring Btrieve. 
  588. b -  When running the Brequestor, BSPXCOM and BROUTER must also be  
  589. loaded.  Refer to your Novell documentation for details on loading these  
  590. programs. 
  591. c - Verify that you are running the latest versions of the Btrieve  
  592. files.  Updated Btrieve files can be found on Compuserve in the Novell  
  593. Libraries (GO NOVLIB). 
  594.  
  595. EQUIP is fully compatible with both methods of access.  BrightWorks is  
  596. shipped with BTRIEVE.EXE; it is highly recommended, however, that you use  
  597. the server-based method while running EQUIP, as this will improve the  
  598. performance of data collection by at least 50% and by as much as 500%.   
  599.  
  600. BrightWorks provides two batch files for loading Btrieve: 
  601. o  BTR.BAT - loads local Btrieve (BTRIEVE.EXE) 
  602. o  BRQ.BAT - loads server-based Btrieve (BREQUEST.EXE) 
  603.  
  604. All batch files provided with BrightWorks are placed in the Fusion program  
  605. directory upon installation.   
  606.  
  607. 12.6.4 Consider Placing EQUIP in the Login Script 
  608.  
  609. To ensure that EQUIP is executed on a regular basis, the EQUIP command can  
  610. be placed in the system login script.  The following example illustrates  
  611. how EQUIP can be executed from within a system login script.  Note that  
  612. BTRIEVE or BREQUEST must be loaded before EQUIP is run and unloaded after  
  613. EQUIP has completed gathering the inventory.  (Refer to Chapter 14 for  
  614. information on EQUIP's command line parameters.  Refer to Chapter 32 for  
  615. instructions on configuring Btrieve.) 
  616.  
  617. .... 
  618. MAP F:=FS/SYS:FUSION 
  619. DRIVE F: 
  620. #BREQUEST /D:17000 
  621. #EQUIP /H /S 
  622. #ENDBTRV 
  623. .... 
  624.  
  625. where F:=FS/SYS:FUSION is the drive ID and complete path where the  
  626. BrightWorks files are stored.   
  627.  
  628. NOTE:  When mapping to the Fusion directory, make sure that you use a  
  629. straight logical map.  MAP ROOTS and MAP INS are not allowed. 
  630.  
  631.  
  632. 12.7 Quick Start Guide to Inventory 
  633.  
  634. This section outlines the steps necessary to establish an inventory prior  
  635. to performing the software distribution functions also included with 
  636. BrightWorks. 
  637.  
  638. 1.  Configure the BTRIEVE.NLM and the BSPXCOM.NLM at the fileserver console 
  639.     and load accordingly. 
  640.  
  641.     See Chapter 32 for more information. 
  642.  
  643. 2.  Load BREQUEST /D:1700 into memory at the Administrative PC. 
  644.  
  645. 3.  Open Windows and execute the BrightWorks icon. 
  646.  
  647. 4.  The following steps describe how to configure the collection of the  
  648.     Inventoryand the Audit. 
  649.  
  650.     a.  Define the Site.  
  651.     See section 13.2 entitled "Audit Setup and Administration." 
  652.  
  653.     Note: Give another name to the BWORKS directory (the local site). This  
  654.     site will appear in red in the Define Sites dialog box. 
  655.     Rule: All nodes that will participate in the software distribution must 
  656.     have a record in the local site. See note in section 12.6 entitled 
  657.     "Inventory Configuration Options." 
  658.  
  659.     b.  Define scope of audit. 
  660.     See section 13.2.2 entitled "Setting the Audit Scope."  Include the  
  661.     local site and the file server where BrightWorks is installed. 
  662.  
  663.     c.  Define software options.   
  664.     See section 13.2.3 entitled "Settung the Audit Software Options." This 
  665.     will allow you to collect unideintified software, e.g., applications that 
  666.     do not appear on the canned PC SOFTWARE LIST. 
  667.  
  668.     d.  Define audit parameters. 
  669.     See section 13.2.4 entitled "Setting the Audit Parameters."  Select what 
  670.     to audit and when. Additional options allow you to back up your baseline  
  671.     files prior to conducting an audit as well as notification options when  
  672.     changes occur. 
  673.  
  674.     e.  Configure the PC Software List to identify the desired applications. 
  675.     Select Administration/Inventory/Qualification Lists. Select PC Software 
  676.     List and UN_HIDE the applicable applications. See section 13.5 entitled 
  677.     "Database Descriptions." 
  678.  
  679. 5.  Modify the System Login Script to execute EQUIP.EXE on all workstations  
  680.     that log into the file server where BrightWorks is installed. 
  681.  
  682.     See section 14.2 entitled "Equip Command Line." 
  683.  
  684.     Suggested method: 
  685.     MAP F:\SERVER\VOL\BWORKS 
  686.     DRIVE F: 
  687.     #BREQUEST /D:17000 
  688.     #EQUIP /S /H /Y /W /SHOW 
  689.     #ENDBTRV 
  690.     MAP DEL F: 
  691.  
  692.     Note that all users will need READ, WRITE, CREATE, ERASE, and FILESCAN 
  693.     rights to the BWORKS directory. See section 12.6 entitled "Inventory 
  694.     Configuration Options." 
  695.  
  696. 6.  Conduct an audit. 
  697.  
  698.     See Chapter 15 for more information. 
  699.  
  700.  
  701.  
  702. 13.0 Inventory Set-up and Administration 
  703.  
  704. Chapter 12 provided an introduction to BrightWorks' inventory features.   
  705. This chapter discusses the set-up and administration of several inventory  
  706. parameters.  Included are audit control parameters, change in inventory  
  707. alerting options, the inventory database data, and printer control  
  708. information. 
  709.  
  710. NOTE:  This chapter pertains to BrightWorks and LAN Inventory. 
  711.  
  712.  
  713. 13.1 Introduction 
  714.  
  715. The inventory set-up and administration features covered in this chapter are  
  716. briefly described below. 
  717.  
  718. o  Audit Parameters - Audit parameters refer to the settings and options  
  719. which indicate where, how and when to run the inventory audits for your  
  720. network(s).  Before running an audit, BrightWorks automatically refers to  
  721. the defined options which can be changed as needed.  
  722.  
  723. o  Alerting and Notification Options - BrightWorks can be configured to  
  724. notify you of any inventory changes upon completion of an audit.   
  725. Notification options allow you to receive notices via printed output,  
  726. cc:Mail, or various other electronic communications methods. 
  727.  
  728. o  Inventory Databases - BrightWorks provides several databases which  
  729. contain standard types of equipment, software and contracts which commonly  
  730. apply to a network.  BrightWorks uses these databases, or  "qualification  
  731. lists," for data validation and for compiling equipment inventory records.   
  732. You can add to, modify and remove entries from these databases to reflect  
  733. your own environment. 
  734.  
  735. o  Inventory Data Import/Export - BrightWorks baseline inventory data can be  
  736. exported for use in other applications (e.g., a spreadsheet or database  
  737. application).  Likewise, a spreadsheet or database file can be imported into  
  738. BrightWorks.    
  739.  
  740. 13.1.1 Access to Inventory Administrative Functions 
  741.  
  742. Inventory administrative functions are accessed by choosing the Inventory  
  743. command from the Administration menu.  From the sub-menu that displays,  
  744. the desired command is chosen. 
  745.  
  746. 13.1.2 What's in this Chapter 
  747.  
  748. The following chart describes the sections in this chapter: 
  749.  
  750. SECTION                         DESCRIPTION 
  751. Audit Set-up and Administration Describes how to define LAN sites to be  
  752.                 included in an audit, set the scope of the  
  753.                 audit, define audit parameters, and identify  
  754.                 software to be inventoried. 
  755.  
  756. Alerting Set-up and             Describes how to set the alert options to  
  757. Administration                  notify you regarding inventory or audit  
  758.                 changes. 
  759.  
  760. Qualification List Set-up and   Provides generic procedures for adding  
  761. Administration                  records, modifying records and deleting  
  762.                 records for any of the databases. 
  763.  
  764. Database Descriptions           Provides a description and illustration of  
  765.                 each of the inventory databases.   
  766.  
  767. Baseline Inventory              Provides procedures for exporting and  
  768. Export/Import                   importing baseline inventory data. 
  769.  
  770.  
  771.  
  772. 13.2 Audit Set-up and Administration 
  773.  
  774. After the inventory collection programs have been run on your networked  
  775. and stand-alone PCs and MACs (i.e., EQUIP, SA_EQUIP and MACEQUIP), the  
  776. inventory data is ready to be audited.  Audits should be performed on a  
  777. periodic basis to keep your inventory accessible and current.  
  778.  
  779. The first time an audit is performed, a "baseline inventory" list is  
  780. generated.  Every subsequent audit updates the baseline inventory to reflect  
  781. the most recently collected inventory data. 
  782.  
  783. This section describes the procedures that should be performed before  
  784. running an audit.  The procedures include: 
  785.  
  786. o  Maintaining LAN sites 
  787. o  Setting the scope of the audit 
  788. o  Defining audit parameters 
  789. o  Identifying the software to be inventoried 
  790.  
  791. NOTE:  To verify that the current parameters accurately reflect your  
  792. intended audit, the audit settings should be reviewed before running your  
  793. audit.  Audit settings can be adjusted as needed. 
  794.  
  795. 13.2.1 Maintaining LAN Sites  
  796.  
  797. Defining sites is useful for categorizing your inventory data.  For example,  
  798. a company that has a LAN with two file servers might want to define two  
  799. sites.  Assuming that the Marketing Department uses one file server and  
  800. the Sales Department uses the other file server, the two sites might  
  801. be named MARKETING and SALES.  Defined in this way, an audit can be performed  
  802. which compiles an inventory list for one or both departments.  The hardware  
  803. and software components for the individual departments (or sites) can be  
  804. separately maintained.  
  805.  
  806. A site is actually a directory (referred to as a "transaction directory")  
  807. from which EQUIP is run.  It contains, at the very minimum, the inventory  
  808. transaction files.  In the example above, all workstations in the SALES  
  809. site execute EQUIP from within the SALES site directory.  As a result, the  
  810. collected inventory data for the SALES site workstations is maintained in  
  811. the SALES transaction directory.   
  812.  
  813. NOTE: The Fusion program directory must always be defined as a site  
  814. because it maintains the file server, MAC and stand-alone inventory data. 
  815.  
  816. Use the following procedure to define a LAN site, change site information,  
  817. or remove a site from inventory consideration.  
  818.  
  819. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  820.     sub-menu that displays, choose the Define Sites command. 
  821.  
  822.     The Define Sites dialog box displays listing all of the sites that are  
  823.     defined in your BrightWorks configuration.  It also indicates the  
  824.     directory in which the site data is maintained. 
  825.  
  826. NOTE:  The Local Site (i.e., the site name defined for the Fusion program  
  827. directory) is displayed in red. 
  828.  
  829. 2.  Choose one of the following: 
  830.  
  831.     o  To add a site, choose the Add button.  The Add Site dialog box  
  832.     displays.  Go to Step 3. 
  833.      
  834.     o  To change the transaction directory of an existing site,  
  835.     highlight the site to be changed and choose the Edit button.   
  836.     The Edit Site dialog box displays.  Go to Step 4.  
  837.  
  838.     o  To remove a site, highlight the site to be removed and choose  
  839.     the Delete button.  A dialog box displays the prompt "Do you  
  840.     really want to delete this item?"  Choose the Yes button to remove  
  841.     the site.  Go to Step 5. 
  842.  
  843.     NOTE:  The Local Site cannot be deleted. 
  844.  
  845.     o  To exit the Define Sites dialog box, choose the Close button.  
  846.  
  847. 3.  To add a site in the Add Site dialog box, enter the site name in  
  848.     the Site Name field. 
  849.  
  850.     Site names can be up to 25 characters (including spaces). 
  851.  
  852. 4.  Specify the drive and directory combination which identifies the site. 
  853.  
  854.     To define or modify the site's path, click on the entries in the  
  855.     Directories and Drives lists. 
  856.  
  857. NOTE:  The Directories and Drives lists only display the information for  
  858. the file server volumes and directories to which you are mapped.  
  859.  
  860. 5.  Choose the OK button to save the site information and return to the  
  861.     Define Sites dialog box. 
  862.  
  863. 6.  Choose the Close button to save the new or changed site information  
  864.     and exit the Define Sites dialog box. 
  865.  
  866. NOTE:  Sites are not included in BrightWorks audits unless they are  
  867. specified using the Scope of Audit dialog box. See the next procedure,  
  868. "Setting the Audit Scope." 
  869.  
  870. 13.2.2 Setting the Audit Scope  
  871.  
  872. The scope of an audit is defined by selecting the sites and file servers  
  873. to be included in the audit. 
  874.  
  875. For example, if you administer a LAN on which you have defined two sites,  
  876. you might want to perform an audit that includes only SITE1's inventory  
  877. data.  (This might be the case if you have not collected the updated  
  878. inventory data for SITE2.)  To do so, you would include only SITE1 in  
  879. the audit scope, and then run the audit. 
  880.  
  881. Use the following procedure to define the scope of an audit.  
  882.  
  883. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  884.     sub-menu which displays, choose the Scope of Audit command. 
  885.  
  886.     The Scope of Audit dialog box displays.  Sites included in the audit  
  887.     are listed on the top right side of the dialog box; sites excluded  
  888.     from the audit are listed on the top left side of the dialog box.   
  889.  
  890.     File servers included in the audit at the local site (as identified  
  891.     during the BrightWorks installation and set-up) are listed on the  
  892.     bottom right side of the dialog box; file servers excluded from the  
  893.     audit at the local site are listed on the bottom left side of the  
  894.     dialog box. 
  895.  
  896. NOTE:  All file servers on the network are listed in the Scope of Audit  
  897. dialog box; however, only those file servers on which BrightWorks is  
  898. installed can be audited, even if the file server name is "included" in  
  899. the Scope of Audit. 
  900.  
  901. 2.  Choose one of the following: 
  902.  
  903.     o  To include a site or file server in the audit, click on the  
  904.     item name and choose the Include button.  The selected item moves  
  905.     from the left side of the dialog box to the right side. 
  906.  
  907.     o  To remove a site or file server from the audit, click on the  
  908.     item name you want to remove and choose the Remove button.  The  
  909.     selected item moves from the right side of the dialog box to the  
  910.     left side. 
  911.  
  912. 3.  Choose OK to save the site(s) and server(s) specified. 
  913.  
  914.     The Scope of Audit dialog box is closed. 
  915.  
  916. NOTE:  When including file servers in the audit scope, a Server dialog box  
  917. displays prompting you to enter your login name and password.  Enter a login  
  918. name which has supervisor or equivalent rights.  Press the <Tab> key to  
  919. move to the Password field, and enter your password.  Choose the OK button  
  920. to continue. 
  921.  
  922. 13.2.3 Setting the Audit Software Options 
  923.  
  924. The software that is identified during an audit or workstation inventory  
  925. depends on the applications listed in the PC and MAC Software Lists, as well  
  926. as the "software options" that you have defined for the audit.  The process  
  927. of setting software options instructs the audit to identify specific files.   
  928. Non-system file extensions can be listed for identification on file servers  
  929. or PC workstations (e.g., application-specific software that you want to  
  930. monitor).   
  931.  
  932. System files also can be tagged for identification.  Files that have  
  933. extensions other than those listed will not be identified in an audit.   
  934. For example, all PC-based files with the extension .EXE and .COM are  
  935. executable files and, by default, are included in an audit.  However, if  
  936. you also want to include all files having the extension .BAT, you  
  937. must list the .BAT extension as a software option.  
  938.  
  939. NOTE:  Unidentified software is only collected if the "Unknown Files to  
  940. Identify on Local Site" options for Fileserver, Workstation and/or  
  941. Macintosh are checked in the Software Options dialog box.  If none of these  
  942. options are checked, then only the applications listed in the PC or MAC  
  943. Software Lists are included in the inventory and audit. 
  944.  
  945. Use the following procedure to identify the software to be audited on  
  946. your file servers and workstations. 
  947.  
  948. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  949.     sub-menu that displays, choose the Software Options command. 
  950.  
  951.     The Software Options dialog box displays.  The top portion of the  
  952.     Software Options dialog box allows you to instruct BrightWorks to  
  953.     identify specific file extensions during an audit.  The bottom portion  
  954.     of the dialog box allows you to instruct BrightWorks to identify  
  955.     specific system files to be considered for inventory/audit purposes  
  956.     at the local site.  
  957.  
  958. 2.  To specify or manage the file extensions identified during an audit,  
  959.     click on either Fileserver or Workstation, depending on where the  
  960.     file(s) will be inventoried.  Then choose the Options button. 
  961.  
  962.     The File Extensions to Identify dialog box displays.   
  963.  
  964.     Follow the steps in the list below to do the following: 
  965.  
  966. TO...                            
  967. o  Add another file extension for a workstation or file server, then 
  968.     a - Choose the Add button.  The Add File Extension to Identify  
  969.     text box displays.  
  970.      
  971.     b - Type the file extension to be inventoried/audited (e.g., BAT),  
  972.     and choose OK to save the new extension.  Choose the Close button  
  973.     to continue, and proceed to Step 4. 
  974.      
  975. o  Edit a non-system file extension for a local workstation or  
  976. file server, then      
  977.     a - Highlight the desired file extension, and choose the Edit button.   
  978.     The Edit File Extension to Identify text box displays with the  
  979.     selected extension.  
  980.  
  981.     b - Change the file extension, and choose OK to save the change.   
  982.     Choose the Close button to continue, and proceed to Step 4. 
  983.  
  984. o  Delete a non-system file extension from a local workstation or file  
  985. server for inventory/audit purposes only, then         
  986.     a - Highlight the desired file extension, and choose the Delete  
  987.     button.   A dialog box displays with the prompt  "Do You Want to  
  988.     Proceed?"    
  989.      
  990.     b - Choose Yes to remove the extension.  Choose the Close button  
  991.     to continue, and proceed to Step 4. 
  992.  
  993.     NOTE:  Checking the Macintosh option in the Software Options dialog  
  994.     box includes all Macintosh applications in the MAC inventory  
  995.     (i.e., those applications that are not listed in the Macintosh  
  996.     Software List). All MAC applications will be included in the  
  997.     equipment inventory and audit. 
  998.  
  999. 3.  To add, change or remove a system file in the audit consideration,  
  1000.     follow the steps in the list below: 
  1001.  
  1002. TO...    
  1003. o  Add a local system file for inventory/audit consideration. then 
  1004.     a - In the bottom portion of the Software Options dialog box,  
  1005.     choose the Add button.  The Add System File to Inventory text  
  1006.     box displays. 
  1007.  
  1008.     b - Enter only the name of the system file you want to add (not the  
  1009.     path), and choose OK.  Proceed to Step 4. 
  1010.      
  1011. o  Edit a local system file for inventory/audit consideration, then 
  1012.     a - Highlight the desired system file, and choose the  
  1013.     Edit button.  The Edit System File to Inventory text box displays  
  1014.     with the selected file name.  
  1015.  
  1016.     b - Change the file name, and choose OK to save the change. Proceed  
  1017.     to Step 4. 
  1018.  
  1019. o  Delete a local system file from inventory/audit consideration, then    
  1020.     a - Highlight the desired file and choose the Delete button.   
  1021.     A dialog box displays with the prompt  "Do You Want to Proceed?"    
  1022.      
  1023.     b - Choose Yes to remove the file.  Proceed to Step 4. 
  1024.  
  1025.  
  1026. NOTE:  All system files must be in the workstation's search path. 
  1027.  
  1028. 4.  Choose the OK button in the Software Options dialog box to save your  
  1029.     selections. 
  1030.  
  1031.     The Software Options dialog box closes. 
  1032.  
  1033. 13.2.4 Setting the Audit Parameters 
  1034.  
  1035. Audit parameters identify the following: 
  1036.  
  1037. o  the software and hardware to be audited 
  1038. o  the audit schedule 
  1039. o  whether the BrightWorks baseline inventory file should be backed up  
  1040. before the audit 
  1041. o  whether or not an alert should be made if changes are detected during  
  1042. an audit 
  1043.  
  1044. Use the following procedure to define the audit parameters: 
  1045.  
  1046. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  1047.     sub-menu that displays, choose the Audit Parameters command. 
  1048.  
  1049.     The Audit Parameters dialog box displays.  Define the audit settings  
  1050.     by selecting any/all of the following: 
  1051.  
  1052.     a - To define the components to be audited, select either Software or  
  1053.     Hardware or both (as applicable) for each of the following categories:  
  1054.     PCs, MACs, and Fileservers.  An 'x' appears in the box associated with  
  1055.     each selected option. 
  1056.  
  1057.     b - To identify when BrightWorks audits should occur, choose one of  
  1058.     the following options: 
  1059.  
  1060.     o  To run the audit automatically, click on Once Per Hour,  
  1061.     Once Per Day, Once Per Week, or Once Per Month as applicable.    
  1062.     Then click on the box to the right of your choice and enter the  
  1063.     desired time or day of the audit. 
  1064.  
  1065.     o  To run the audit only on request, click on When Requested. 
  1066.  
  1067.     c - To back up the BrightWorks baseline before each audit, select the  
  1068.     Backup Baseline setting in the Additional Options area.  The Settings  
  1069.     button is enabled and, when chosen, displays the Backup Baseline  
  1070.     Settings dialog box listing the four BrightWorks inventory files  
  1071.     to be backed up. 
  1072.  
  1073.     Enter the backup file names, and specify the drive, and directory  
  1074.     (and sub-directory as applicable) to which the baseline files should  
  1075.     be saved. 
  1076.      
  1077.     NOTE:  The backup file names must be explicitly entered; wildcards  
  1078.     are not allowed. 
  1079.  
  1080.     Choose OK to save the baseline settings. 
  1081.  
  1082.     d - To be notified of certain conditions and changes detected during  
  1083.     the audit, select the Alert if Changes Occur setting in the Additional  
  1084.     Options area.  
  1085.  
  1086.     NOTE:  The conditions and changes for which you want to be alerted are  
  1087.     defined in the Alerting Options dialog box.  Refer to the following  
  1088.     discussion entitled "Alerting Set-up and Administration." 
  1089.  
  1090. 2.  Choose the OK button to save the audit parameters. 
  1091.  
  1092. NOTE:  When an audit has been scheduled, a Timer icon displays in the  
  1093. BrightWorks application window.  For more information on the BrightWorks  
  1094. Timer icon, refer to section 13.3.4 entitled "The Audit Timer Icon."  
  1095.  
  1096.  
  1097. 13.3 Alerting Set-up and Administration 
  1098.  
  1099. BrightWorks can be configured to automatically alert you of inventory  
  1100. changes that are detected during an audit.   
  1101.  
  1102. An "alert" consists of one or more change criteria for which you want  
  1103. to be notified, the method of notification and the alert schedule.   
  1104. Therefore, the following three steps are required to define an alert: 
  1105.  
  1106. 1.  Define the changes for which you want to be alerted.  For example,  
  1107.     you might want to be notified if a new node has been detected during  
  1108.     the audit or if a system file has been deleted. 
  1109.  
  1110. 2.  Select the method of notification.  Notification of the changes in  
  1111.     inventory can be made via numeric pager, MHS message, cc:Mail message,  
  1112.     BrightWorks report, NetWare broadcast message or special program. 
  1113.  
  1114. 3.  Set the alert schedule.  Alerting can be performed in one of several  
  1115.     intervals.  For example, you might want to be notified of the changes  
  1116.     in inventory only once per month, or you might want to be notified once  
  1117.     per hour. 
  1118.  
  1119. NOTE:  When all three steps above are performed to set the alert, a  
  1120. Timer icon displays in the BrightWorks application window.  For more  
  1121. information on the BrightWorks Timer icon, refer to section 13.3.4 entitled 
  1122. "The Audit Timer Icon." 
  1123.  
  1124. This section describes the procedures required to set an alert. 
  1125.  
  1126. 13.3.1 Defining Alerting Criteria 
  1127.  
  1128. Use the following procedure to define the inventory changes about which you  
  1129. want to be alerted. 
  1130.  
  1131. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  1132.     sub-menu that displays, choose the Alerting Options command. 
  1133.  
  1134.     You can also choose the Alerting tool bar button to display the  
  1135.     Alerting Options dialog box. 
  1136.  
  1137.     The first time you establish alert parameters, no values appear in  
  1138.     either the Criteria or Change columns.  Once you have defined alert  
  1139.     parameters, the Criteria column displays specific classes and  
  1140.     descriptions or file names for the alert, and the Change column  
  1141.     displays the reason for the alert. 
  1142.  
  1143. 2.  To remove an alerting criteria item, highlight the criteria to be  
  1144.     removed and choose the Remove button.   
  1145.  
  1146.     The specified Criteria/Change line is removed. 
  1147.  
  1148. 3.  To add an alerting criteria item, choose the Add button. 
  1149.  
  1150.     The Alerting Criteria dialog box displays.   
  1151.  
  1152. 4.  In the Item Changed category, select the item to be monitored. 
  1153.  
  1154.     You can be alerted to changes in either equipment or system files.   
  1155.     For example, if you want to be alerted to additions to the hardware  
  1156.     inventory, then select the Equipment option in the Item Changed  
  1157.     category.  If you want to be alerted to changes to system files, then  
  1158.     select the System File option. 
  1159.  
  1160. 5.  In the Source Database category, select the database to be monitored. 
  1161.  
  1162.     You can be alerted to changes in either the transaction database  
  1163.     (i.e., inventory before the audit) or the baseline database  
  1164.     (i.e., inventory after the audit).  For example, if you want to be  
  1165.     alerted to changes made to the inventory data compiled after an audit,  
  1166.     then select the Baseline option in the Source Database category.   
  1167.     If you want to be alerted to changes in the inventory data before  
  1168.     the audit is performed, then select the Transaction option. 
  1169.  
  1170. 6.  In the Filters area, define the filtered data to be monitored. 
  1171.  
  1172.     From the drop-down lists, select the Category, Class and/or  
  1173.     Description of the item to be monitored.  For example, if you want  
  1174.     to be alerted to changes in the base memory of all file servers on  
  1175.     your network, then enter "File Server Hardware" in the Category field  
  1176.     and "Base Memory" in the Class field. 
  1177.  
  1178. NOTE:  When monitoring System Files, filter criteria applies to the system  
  1179. file names.  Note that either one specific system file name or <All> system  
  1180. file names that are listed in the Software Options dialog box can be  
  1181. selected for monitoring. 
  1182.  
  1183. 7.  In the Change category, select the reason for the alert. 
  1184.  
  1185.     For example, if you are monitoring Equipment and you want to be alerted  
  1186.     of the removal of any 386 PCs, then select the Removed option.  (In  
  1187.     this example, 386 would be specified as the Class filter.)  If you  
  1188.     are monitoring System Files and you want to be alerted of any additions,  
  1189.     then select the Added option. 
  1190.  
  1191.     The following Change options also are available: 
  1192.  
  1193.     o  Changed - alert on any changes made to the inventory. 
  1194.     o  New Node - alert on any new nodes added to the inventory. 
  1195.  
  1196. 8.  Choose the OK button to save your changes and exit the Alerting  
  1197.     Criteria dialog box. 
  1198.  
  1199.     When the Alerting Criteria dialog box is closed, the Alerting Options  
  1200.     dialog box becomes active.  If you have not already done so, you can: 
  1201.  
  1202.     o  Choose the Notifications button to review or change the method  
  1203.     by which you want to be notified.  Refer to section 13.3.3 entitled   
  1204.     "Setting the Method of Notification."  
  1205.  
  1206.     o  Choose the When button to review or change the notification  
  1207.     schedule.  Refer to section 13.3.3 entitled "Setting the  
  1208.     Alert Schedule."  
  1209.  
  1210.     o  Exit the Alerting Options dialog box by choosing the OK button  
  1211.     to save your changes. 
  1212.  
  1213. 13.3.2 Setting the Method of Notification 
  1214.  
  1215. Use the following procedure to select the method by which you want to be  
  1216. notified of inventory/audit changes. 
  1217.  
  1218. 1.  From within the Alerting Options dialog box, choose the Notifications  
  1219.     button. 
  1220.  
  1221.     The Notification Options dialog box displays. The selected methods of  
  1222.     notification display on the right side of the dialog box; the excluded  
  1223.     methods of notification display on the left side of the dialog box. 
  1224.  
  1225. 2.  Define the notification method. 
  1226.  
  1227.     To select a method of notification, click on the method listed in the  
  1228.     left side of the dialog box, and choose the Include-> button.  A  
  1229.     dialog box displays allowing you to enter details regarding the  
  1230.     selected method.  Refer to Step 3. 
  1231.  
  1232.     To remove a method of notification, click on the method listed in the  
  1233.     right side of the dialog box, and choose the <-Remove button.  Your  
  1234.     selection moves from the right side of the dialog box to the left side. 
  1235.  
  1236. 3.  Enter details associated with the selected method of notification, and  
  1237.     choose the OK button. 
  1238.  
  1239.     For example, if you choose the Run Fusion Report notification method,  
  1240.     you have the opportunity to select a specific report type to be printed. 
  1241.     If you choose the cc:Mail Message option as the method of notification,  
  1242.     a dialog box displays prompting you to specify your cc:Mail name and  
  1243.     password, as well as the user name or group name to whom you want to  
  1244.     send the message. 
  1245.  
  1246.     The available notification options and the information required for  
  1247.     their use are as follows: 
  1248.  
  1249.     o  NetWare Message - Select a Server and Login Name from the  
  1250.     drop-down list associated with each field. 
  1251.  
  1252.     o  cc:Mail Message - Enter your cc:Mail user name in the From field  
  1253.     and your cc:Mail Password; enter the Mail Drive Letter and cc:Mail  
  1254.     user name of the person or group to receive the notification.   
  1255.  
  1256.     o  Run a Program - Enter the name of the program to be run as the  
  1257.     alert.  The program can be either a DOS or Windows program with  
  1258.     the extensions .EXE, .COM or .BAT, and it must be in the current path. 
  1259.  
  1260.     o  MHS Message - Enter the MHS Mail Drive, the MHS user name in  
  1261.     the From field and the associated Host; enter the MHS user name  
  1262.     of the person to receive the notification in the To field and the  
  1263.     associated Host; enter the Application and Routing Information. 
  1264.  
  1265.     o  Numeric Pager - Enter the Name of the person to be paged, their  
  1266.     Phone Number, Baud Rate, Port and Delay criteria. 
  1267.  
  1268.     o  Run Report - Select a report to be printed from the list of  
  1269.     available BrightWorks inventory reports. 
  1270.  
  1271.     Upon choosing OK, you are returned to the Notification Options dialog  
  1272.     box, and the selected method moves from the left side of the dialog  
  1273.     box to the right side. 
  1274.  
  1275. 4.  Choose the Save button to save your changes and exit the Notification  
  1276.     Options dialog box. 
  1277.  
  1278.     You are returned to the Alerting Options dialog box. 
  1279.  
  1280. 13.3.3 Setting the Alert Schedule 
  1281.  
  1282. Use the following procedure to define the frequency of notification. 
  1283.  
  1284. 1.  From within the Alerting Options dialog box, choose the When button. 
  1285.  
  1286.     The Alert Scheduling dialog box displays. 
  1287.  
  1288. 2.  Define the notification schedule. 
  1289.  
  1290.     Click in the radio button that corresponds to the desired notification  
  1291.     schedule.  For example, to be notified of the inventory changes on a  
  1292.     weekly basis, click in the radio button to the left of the Once Per  
  1293.     Week option. 
  1294.  
  1295.     If you choose the Once Per Hour, Once Per Day, Once Per Week or  
  1296.     Once Per Month options, additional information is required.  For  
  1297.     these options, you must specify the exact time of day and/or the  
  1298.     number of the day that you want to be notified, as appropriate.   
  1299.     For example, if you want to be notified once per month, you must  
  1300.     specify which day of the month you want to be notified, as well as  
  1301.     specify the time of day (e.g., Day No.1 at 10:00 AM to be notified  
  1302.     at 10:00 AM on the first day of each month). 
  1303.  
  1304.     To be notified immediately, click on the Right Now option. 
  1305.  
  1306.     To stop notification via electronic communications, click on the Stop  
  1307.     Alerting option. 
  1308.  
  1309. 3.  Choose the OK button to save the alert schedule and exit the Alert  
  1310.     Scheduling dialog box. 
  1311.  
  1312.     You are returned to the Alerting Options dialog box. 
  1313.  
  1314. 13.3.4 The Audit Timer Icon 
  1315.  
  1316. When an alert has been set and/or when an automatic audit has been scheduled,  
  1317. a Timer icon displays in the BrightWorks application window.   
  1318.  
  1319. NOTE:  Only one alert can be defined at any time; however, the alert can  
  1320. consist of multiple change criteria (e.g., the alert might be triggered  
  1321. if a system file has changed, a node has been added or equipment has been  
  1322. removed).  Similarly, only one audit can be scheduled at any time.   
  1323.  
  1324. Use the following procedure to view the timers that have been set. 
  1325.  
  1326. 1.  Double click on the Timer icon. 
  1327.  
  1328.     The Active Timers dialog box displays.  The Active Timers dialog box  
  1329.     lists the Timer Name and indicates the next time the "event" should  
  1330.     occur.  (An "event" is either a scheduled audit or an alert.)   
  1331.  
  1332. 2.  To delete a timed event, select the event to be deleted and choose the  
  1333.     Delete button. 
  1334.  
  1335. 3.  To modify the configuration of an event, select the event and choose  
  1336.     the Configure button. 
  1337.  
  1338.     If the selected event is an alert, then the Alerting Options dialog  
  1339.     box displays.  Modify the information, and choose the OK button to  
  1340.     return to the Active Timers dialog box. 
  1341.  
  1342.     If the selected event is a scheduled audit, then the Audit parameters  
  1343.     dialog box displays.  Modify the audit schedule, and choose the OK  
  1344.     button to return to the Active Timers dialog box. 
  1345.  
  1346. 4.  Choose the Close button to close the Active Timers dialog box. 
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350. 13.4 Qualification List Set-up and Administration  
  1351.  
  1352. The inventory databases provided with BrightWorks are referred to as  
  1353. "qualification lists."  As you collect inventory and perform audits,  
  1354. BrightWorks maintains your inventory information in several categorized  
  1355. databases.   
  1356.  
  1357. This enables you to access the information easily.  BrightWorks  
  1358. automatically updates and maintains the qualification lists; however,  
  1359. you can customize the data to reflect your network environment. 
  1360.  
  1361. This section describes the inventory qualification lists that are provided  
  1362. with BrightWorks and provides procedures for viewing and maintaining the  
  1363. database records. 
  1364.  
  1365. 13.4.1 Viewing Qualification Lists 
  1366.  
  1367. Use the following procedure to view the contents of a qualification list. 
  1368.  
  1369. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  1370.     sub-menu that displays, choose the Qualification Lists command. 
  1371.  
  1372.     The Qualification Lists option is also a sub-menu that lists the  
  1373.     BrightWorks inventory databases. 
  1374.  
  1375. 2.  Choose the database you want to access. 
  1376.  
  1377.     A database is chosen by clicking on the database name.  The records  
  1378.     of the selected database display.  To review all database records,  
  1379.     use the arrow buttons to scroll through the list. 
  1380.  
  1381.     At this point, the database information can be modified.  Refer to  
  1382.     the procedure below entitled "Modifying Qualification Records." 
  1383.  
  1384.  3.  Choose the Close button to exit the database. 
  1385.  
  1386. 13.4.2 Modifying Qualification Records 
  1387.  
  1388. The inventory database information provided with BrightWorks can be  
  1389. customized to apply specifically to your network environment.  For example,  
  1390. you might want to maintain a list of the hardware manufacturers who  
  1391. supply your network equipment.  In addition to the Manufacturers  
  1392. determined by the BrightWorks inventory collection programs (i.e., EQUIP,  
  1393. SA_EQUIP or MACEQUIP), you might want to list and track another manufacturer. 
  1394.  
  1395. Use the following procedure to modify a database record. 
  1396.  
  1397. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  1398.     sub-menu that displays, choose the Qualification Lists command. 
  1399.  
  1400.     The Qualification Lists option is also a sub-menu that lists the  
  1401.     BrightWorks inventory databases. 
  1402.  
  1403. 2.  Choose the database you want to modify. 
  1404.  
  1405.     A database is chosen by clicking on the database name.  The records  
  1406.     of the selected database display. 
  1407.  
  1408. 3.  Modify the database record information. 
  1409.  
  1410.     The modifications that can be made to a record depend on the selected  
  1411.     database.  As mentioned above, many database records provided with  
  1412.     BrightWorks cannot be edited or deleted. 
  1413.  
  1414.     Possible modifications include the following: 
  1415.  
  1416.     o  Adding a record - To add a new record, choose the Add button.   
  1417.     An Add dialog box displays prompting you to specify required  
  1418.     information about the new record.  Enter the information, and choose  
  1419.     the OK button.  The new record is added to the qualification list. 
  1420.  
  1421.     o  Editing a record - To edit an existing record, select the record  
  1422.     from the list and choose the Edit button. An Edit dialog box displays  
  1423.     with the selected record's information. Make changes to the  
  1424.     information, and choose the OK button. The record's information is  
  1425.     updated. 
  1426.  
  1427.     o  Deleting a record -  To delete an existing record, select the  
  1428.     record from the list and choose the Delete button.  A prompt  
  1429.     displays asking "Do you Want to Proceed?"   Choose the Yes button  
  1430.     to delete the record. 
  1431.  
  1432.     o  Printing all records - To print all records in the database,  
  1433.     choose the Print button.  The entire database is sent to the  
  1434.     printer as defined by your current print parameters. 
  1435.  
  1436.     o  Unmarking all records - The MAC and PC Software Lists have an  
  1437.     Unmark option.  To deselect all highlighted records, choose the  
  1438.     Unmark button.  (A record is highlighted or selected by clicking  
  1439.     on the record entry.  Multiple records can be selected by clicking  
  1440.     on them one at a time.) 
  1441.  
  1442.     o  Sorting all records - The MAC and PC Software Lists have a Sort  
  1443.     option.  To change the sorting order for all records in a list,  
  1444.     choose the Sort button.  A dialog box displays listing the available  
  1445.     sort options.  Select a sort order, and choose OK.  The records are  
  1446.     sorted and displayed according to the selected method. 
  1447.  
  1448.     o  Hiding/Unhiding a record - The MAC and PC Software Lists have a  
  1449.     Hide option.  To keep certain records hidden from the software  
  1450.     inventory list while performing an audit, select the record(s)  
  1451.     and choose the Hide/Toggle button.  A checkmark displays next to  
  1452.     all hidden records.  The hide action works as a toggle (e.g., if  
  1453.     a hidden record is selected when Hide/Toggle is chosen, the record  
  1454.     will be unhidden).  Multiple records can be selected by clicking  
  1455.     on them one at a time. 
  1456.  
  1457.     Hidden records can be viewed in the database list; however, they will  
  1458.     not appear in an inventory list. 
  1459.  
  1460. NOTES:  a - Many Macintosh applications consist of only one file;  
  1461. therefore, be careful when hiding files in the MAC Software List.  
  1462. b -  To hide a file from inventory, the file must be hidden before EQUIP  
  1463. is run on a machine which has the file.  Once a file is detected by EQUIP,  
  1464. the file is recorded in inventory upon running an audit.  If it is  
  1465. subsequently hidden, the file will be considered as "missing" after the  
  1466. next audit is performed.   
  1467.  
  1468. 4.  Choose the Close button to close the database dialog box. 
  1469.  
  1470.  
  1471. 13.5 Database Descriptions 
  1472.  
  1473. This section describes the contents of the BrightWorks inventory  
  1474. qualification lists.  Note that not all of the lists are populated with  
  1475. information upon the installation of BrightWorks.  For example, there are  
  1476. no records in the Components and Models lists until you perform an audit. 
  1477.  
  1478. 13.5.1 Categories Database 
  1479.  
  1480. A Category is the broadest classification of LAN equipment, identifying  
  1481. hardware and software for PCs, MACs, Fileservers and Fax Servers.   
  1482. Examples of records on this database are File Server Hardware, File Server  
  1483. Software and PC Hardware.  One 30 character field defines a category record. 
  1484.  
  1485. 13.5.2 Classes Database 
  1486.  
  1487. Classes provide further definitions for the Category and Type records.   
  1488. They include the individual components and add-ons which make up a  
  1489. category or a type (e.g., Base Memory, Keyboard, Monitor, Ports).  
  1490.  
  1491. 13.5.3 Components Database 
  1492.  
  1493. The Components database gathers information from several other database  
  1494. records to develop a complete record for a specific hardware component  
  1495. or software item.  The key fields which must be specified when adding  
  1496. or editing a component record are:  
  1497. o  Category 
  1498. o  Class 
  1499. o  Manufacturer 
  1500. o  Product Name 
  1501.  
  1502. Secondary/optional component record fields are:  
  1503. o  Model 
  1504. o  Vendor 
  1505. o  Maintenance Vendor 
  1506. o  Contract Type 
  1507. o  Warranty Information (start date and length of warranty)  
  1508.  
  1509. All fields of a component record can be selected from drop-down lists,  
  1510. with the exception of Product Name which must be manually entered. 
  1511.  
  1512. 13.5.4 Contract Types Database 
  1513.  
  1514. The Contract Types database defines the generic types of contracts that  
  1515. are in effect in your company.  For example, you can specify a contract  
  1516. type as the period of time a contract is effective (e.g., Two Years) or  
  1517. as a specific type of contract (e.g., Maintenance Only).  One ten  
  1518. character field defines a contract type record. 
  1519.  
  1520. 13.5.5 Departments Database 
  1521.  
  1522. Departments can be defined as: 
  1523.  
  1524. o  An individual organization or group in your company, for example,  
  1525. Sales, Finance, or Customer Service. 
  1526.  
  1527. o  A line of business or profit center, for example, retail operations  
  1528. or some product-specific definition. 
  1529.  
  1530. o  Any logical grouping of people in your company, for example,  
  1531. MIS-Southwest Operations and MIS-Western Operations. 
  1532.  
  1533. Departments are used to identify the hardware and software in specific  
  1534. areas during an inventory/audit.  One 30 character field defines a  
  1535. Department record. 
  1536.  
  1537. 13.5.6 Locations Database 
  1538.  
  1539. The Locations database contains a name for each site and/or physical  
  1540. location at which BrightWorks inventories are performed. Examples are Lab,  
  1541. Shipping or Accounting. One 25 character field defines a locations record. 
  1542.  
  1543. 13.5.7 MAC Software List Database 
  1544.  
  1545. The MAC Software database provided with BrightWorks contains a list of  
  1546. popular Macintosh software applications.  The software detected by  
  1547. MACEQUIP during an inventory is compared against this list.  Each  
  1548. application record includes a Product Name (49 characters), File  
  1549. Creator (4 characters), Version (9 characters).  A sub-set of this  
  1550. database that can be viewed when editing a record includes fields for  
  1551. File Size (7 characters), Manufacturer Name (selected from the  
  1552. Manufacturers database) and Category (an optional field selected from the  
  1553. Software Categories database).  You have the option of sorting this  
  1554. database for display in File Name order or Product Name order. 
  1555.  
  1556. Many applications require more than one executable file to run the software.   
  1557. To accommodate this and reduce the number of files listed in the software  
  1558. databases, BrightWorks lets you mark a particular file to be considered as  
  1559. the key or identifying component of a software package.  The package  
  1560. identifier is based on the package name, file size and version number. 
  1561.  
  1562. 13.5.8 Manufacturers Database 
  1563.  
  1564. The Manufacturers database contains the names of companies that produce  
  1565. equipment and products or provide services (e.g., McAfee Development Inc.,  
  1566. Microsoft).  A sub-set of this database allows addresses, phone, and  
  1567. FAX numbers of each manufacturer to be captured.  One 30 character field  
  1568. defines a Manufacturers record. 
  1569.  
  1570. 13.5.9 Models Database 
  1571.  
  1572. The Models database contains records for each model used in your network  
  1573. (e.g., Compaq 386, PS2).  One 25 character field defines a Models record. 
  1574.  
  1575. 13.5.10 Names Database 
  1576.  
  1577. The Names database contains a record for each network user.   One 48  
  1578. character field defines a user name record. 
  1579.  
  1580. 13.5.11 PC Software List Database 
  1581.  
  1582. The PC Software database provided with BrightWorks contains a list of popular  
  1583. PC software applications.  The software detected by EQUIP during an inventory  
  1584. is compared against this list. Each application record includes a File Name  
  1585. (12 characters), Product Name (49 characters), Version (9 characters).  
  1586. A sub-set of this database that can be viewed when editing a record includes  
  1587. fields for File Size (9 characters) and Manufacturer Name (selected from the  
  1588. Manufacturers database). You have the option of sorting this database for  
  1589. display in File Name order or Product Name order. 
  1590.  
  1591. Many applications require more than one executable file to run the software.   
  1592. To accommodate this and reduce the number of files listed in the software  
  1593. databases, BrightWorks lets you mark a particular file to be considered as  
  1594. the key or identifying component of a software package.  A package  
  1595. identifier is based on the package name, file size and version number, and  
  1596. it is marked as the "identifier" by choosing the Hide/Toggle button to hide  
  1597. all the other supporting files (i.e., the identifier is the only file  
  1598. that is not hidden). 
  1599.  
  1600. 13.5.12 Software Categories Database 
  1601.  
  1602. The Software Categories database classifies various types of software  
  1603. according to their general purpose.  Several Software Categories database  
  1604. records are provided with BrightWorks (e.g., games, spreadsheets,  
  1605. word processors).  Additional records can be added, and existing records  
  1606. can be modified. 
  1607.  
  1608. 13.5.13 Types Database 
  1609.  
  1610. The Types database identifies specific machine types (e.g., File Server,  
  1611. Workstation, MAC, and Spare Parts).  One 30 character field defines a  
  1612. types record.  
  1613.  
  1614.  
  1615. 13.6 Baseline Inventory Export/Import 
  1616.  
  1617. The baseline inventory is the equipment inventory database that is updated  
  1618. each time an audit is performed.  This database is an accumulation of the  
  1619. most currently audited inventory information.   
  1620.  
  1621. BrightWorks' inventory collection programs (EQUIP, SA_EQUIP, MACEQUIP)  
  1622. place the collected hardware and software data in "transaction files."   
  1623. The audit process compiles the transaction files and compares the most  
  1624. recently collected equipment inventory information against the current  
  1625. baseline.  As a result, a new updated baseline inventory database is created.  
  1626.  
  1627. The baseline is made up of equipment inventory records which contain data  
  1628. specific to each type of equipment, as identified in the Types qualification  
  1629. list.  The equipment inventory records maintain data such as manufacturer,  
  1630. network address, memory, software applications, and storage.   
  1631.  
  1632. During an audit, information is gathered from the BrightWorks inventory  
  1633. qualification lists and the equipment inventory.  The data that is audited  
  1634. depends on the audit parameters that are defined during the audit set-up  
  1635. (e.g., scope, software options).  A baseline may even include inventory  
  1636. data from stand-alone PCs and MACs, provided that the stand-alone  
  1637. inventory data is loaded into the transaction inventory before the audit  
  1638. is performed. 
  1639.  
  1640. This section discusses the procedures that can be performed with the  
  1641. baseline inventory data.  These procedures include: 
  1642.  
  1643. o  Exporting the baseline inventory data outside of BrightWorks for use  
  1644. in other applications (e.g., a spreadsheet or database application). 
  1645. o  Importing baseline-type files into BrightWorks from other applications. 
  1646. o  Removing inventory data for a specific site from the baseline.   
  1647.  
  1648. 13.6.1 Exporting the Baseline Inventory 
  1649.  
  1650. Use the following procedure to create an export file of your baseline.   
  1651. In addition to selecting the export file format, you have the option of  
  1652. selecting a specific site whose data you want to export. 
  1653.  
  1654. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  1655.     sub-menu that displays, choose the Export Baseline command. 
  1656.  
  1657.     The Export Baseline dialog box displays. 
  1658.      
  1659. 2.  Choose the site data to be exported. 
  1660.  
  1661.     To view a complete list of sites, click on the down arrow button to  
  1662.     the right of the Site to Export field.  Highlight an individual site  
  1663.     name, or click on the <All Values> entry to include all site data in  
  1664.     the export file.  
  1665.  
  1666. NOTE:  Either the data from one specific site can be exported, or the data  
  1667. from all sites can be exported. 
  1668.  
  1669. 3.  Define the Equipment Options to be included in the export file. 
  1670.  
  1671.     Select the Long Identifier option if you want the export file to  
  1672.     include the following identifying fields: location, department,  
  1673.     asset tag, site, user name, unique ID, component  
  1674.     category/class/description/tag, manufacturer, model, vendor,  
  1675.     serial #, internal ID, cost center, warranty length/dates,  
  1676.     purchase date/price, cost to date, and maintenance vendor/contract type. 
  1677.  
  1678.     Select the Short Identifier option if you want the export file to  
  1679.     include all of the above except the location, department, and asset  
  1680.     tag fields. 
  1681.  
  1682. 4.  Define the Component Options to be included in the export file. 
  1683.  
  1684.     This is an optional step.  If you want the export file to include  
  1685.     specific export data that is extracted from the Equipment Inventory  
  1686.     record, choose any number of the available component options. 
  1687.  
  1688.     o  Purchasing Information refers to the purchasing data entered  
  1689.     into the Equipment Component dialog box for each workstation  
  1690.     (as discussed in section 17.3). 
  1691.  
  1692.     o  Maintenance Information refers to the maintenance contract  
  1693.     data entered into the Equipment Component dialog box for each  
  1694.     workstation (as discussed in section 17.3). 
  1695.  
  1696.     o  Software Details refers to information about the software  
  1697.     residing on the workstation or file server (or other type of  
  1698.     equipment you may have in your Types qualification list). 
  1699.  
  1700. NOTE:  The purchasing information, maintenance information, and software  
  1701. details referred to above can be reviewed by choosing the Inventory  
  1702. command from the View menu.  Select a specific node from the Inventory  
  1703. dialog box to display the node's equipment details.  Choose the Software  
  1704. Applications button to review the software programs associated with the  
  1705. workstation.  Choose the Misc Equipment button to review the miscellaneous  
  1706. equipment associated with the workstation. 
  1707.  
  1708. 5.  Choose the Export button. 
  1709.  
  1710.     The Save Export File dialog box displays, prompting you to enter  
  1711.     the export file's name, format, and path information. 
  1712.  
  1713. 6.  Specify the export file information. 
  1714.  
  1715.     In the File Name field, enter the name you want assigned to the export  
  1716.     file.  The default dBase extension .DBF is provided.  The available  
  1717.     formats include: 
  1718.     o  dBase (.DBF) 
  1719.     o  Lotus 1-2-3, Versions 1.0, 2.0 and 3.0 (.WK?) 
  1720.     o  Excel, Versions 2.0, 3.0 and 4.0 (.XL?) 
  1721.     o  VisiCalc (.DIF) 
  1722.  
  1723.     Click on the down arrow button to the right of the Save File as Type  
  1724.     field to display a list of formats.  Select the format in which you  
  1725.     want the export file configured. Specify the drive and directory path  
  1726.     into which the export file should be saved. 
  1727.  
  1728. 7.  Choose the OK button to begin the export process. 
  1729.  
  1730.     The export status screen displays.  A status bar shows the percentage  
  1731.     complete of the export.  When the export is finished, the status  
  1732.     screen is closed. 
  1733.  
  1734. 13.6.2 Importing a Baseline Inventory File 
  1735.  
  1736. Use the following procedure to import baseline inventory data into  
  1737. BrightWorks.  The imported data is added directly into your current  
  1738. baseline inventory file. 
  1739.  
  1740. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  1741.     sub-menu that displays, choose the Import Baseline command. 
  1742.  
  1743.     The Open File to Import dialog box displays. 
  1744.  
  1745. 2.  Specify the imported file name and file format. 
  1746.  
  1747.     If you know the name of the file to be imported, enter the full path  
  1748.     name into the File Name field.  You can search for the full path name  
  1749.     by clicking on entries in the Directories and Drives lists. 
  1750.  
  1751.     Click on the down arrow button to the right of the List File as Type  
  1752.     field to display a list of formats.  Select the format in which the  
  1753.     import file is configured. 
  1754.  
  1755. 3.  Choose the OK button to continue. 
  1756.  
  1757.     The Import File dialog box displays. 
  1758.      
  1759. 4.  Define the field-to-field relationships between the import file and  
  1760.     the baseline inventory file. 
  1761.  
  1762.     The Import File dialog box allows you to define the relationship  
  1763.     between the data fields in the import file and those in the BrightWorks  
  1764.     baseline inventory file.   
  1765.  
  1766.     The dialog box consists of the following areas: 
  1767.     o  The Fusion Data Fields list contains every data field in a  
  1768.     BrightWorks baseline record. 
  1769.  
  1770.     o  The Import File Data Fields list contains every data field  
  1771.     in a record in your import file. 
  1772.  
  1773.     o  The Included Fields list identifies the relationship between  
  1774.     the BrightWorks Baseline fields and those from the Import File. 
  1775.  
  1776.     The total number of records in the import file and the number of data  
  1777.     fields per import file record are shown at the bottom of the dialog box. 
  1778.  
  1779.     To define the field-to-field relationship, highlight a BrightWorks  
  1780.     data field from the Fusion Data Fields list, and then choose the  
  1781.     Include button.  Then move to the Import File Data Fields list, and  
  1782.     highlight the data field which corresponds to the selected BrightWorks  
  1783.     field.  Repeat for every applicable field to build the BrightWorks  
  1784.     baseline record. 
  1785.  
  1786.     The selected fields appear in the Included Fields area.   BrightWorks  
  1787.     data fields are shown in capital letters.  Import data fields are  
  1788.     shown in lower case letters.   
  1789.  
  1790.     For example, if your import file has a field called LOC which is  
  1791.     equivalent to BrightWorks' SITE field, the Included Fields entry  
  1792.     appears as: 
  1793.  
  1794.     SITE   = > LOC 
  1795.  
  1796. NOTES: a - Relationships must be defined for the Site, Name, Node ID1,  
  1797. Node ID2 and Type fields.  
  1798. b - Imported Site names must be unique.   
  1799. c - The imported file data fields must be accurately matched to the  
  1800. BrightWorks data fields to avoid misplacing the data in the baseline file. 
  1801.  
  1802. 5.  Choose the Import button to begin the import process. 
  1803.  
  1804.     The import status screen displays.  A status bar shows the progress of  
  1805.     the import.  When the import is complete, the status screen is closed. 
  1806.  
  1807. 13.6.3 Removing a Site from the Baseline Inventory 
  1808.  
  1809. Removing a site's data from the baseline inventory might be necessary  
  1810. if you no longer require an inventory of the site's equipment. 
  1811.  
  1812. Use the following procedure to remove a site from the baseline.  Use this  
  1813. procedure with caution as all equipment inventory records for the selected  
  1814. sites are removed from the baseline.  You should retain a backup version of  
  1815. the baseline prior to purging the equipment inventory for certain sites.   
  1816. (The procedures for creating a baseline backup are in the section entitled  
  1817. "Setting the Audit Parameters.") 
  1818.  
  1819. NOTES: a -  The baseline for your Local Site (as identified during the  
  1820. BrightWorks installation) can be purged.  
  1821. b - The Purge command removes the selected site data from the baseline  
  1822. files only.  All site data, except that which was manually entered,  
  1823. remains in the transaction files.  Therefore, if you perform an audit  
  1824. after purging the baseline, the data will be restored.  (Refer to the next  
  1825. note for instructions on permanently removing the data.)   
  1826. c - To exclude the site from future audits, you must remove the site  
  1827. from the audit scope and delete the site nodes from inventory (i.e., from  
  1828. the Inventory dialog box). 
  1829.  
  1830. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  1831.     sub-menu that displays, choose the Purge Baseline command. 
  1832.  
  1833.     The Purge Site from Baseline dialog box displays listing all sites  
  1834.     defined for your BrightWorks environment. 
  1835.  
  1836. 2.  Select the site(s) you want to remove from the baseline inventory. 
  1837.  
  1838.     To select a site for removal, click on the site name.  The Number of  
  1839.     Sites to Be Purged counter increases as sites are selected. 
  1840.  
  1841. 3.  Choose the OK button. 
  1842.  
  1843.     A dialog box displays with a warning message and the prompt  
  1844.     "Do You Want to Proceed?"   Choose the Yes button to purge the  
  1845.     equipment inventory records for the selected sites. 
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849. 14.0 Collecting Inventory 
  1850.  
  1851. Chapter 13 discussed the inventory set-up and administrative procedures.   
  1852. This chapter discusses the procedures for collecting inventory information  
  1853. from both networked and stand-alone PCs and MACs. 
  1854.  
  1855. NOTE:  This chapter pertains to BrightWorks and LAN Inventory. 
  1856.  
  1857.  
  1858. 14.1 Introduction 
  1859.  
  1860. Equipment inventories are performed using the BrightWorks inventory  
  1861. collection programs.  These programs include: 
  1862.  
  1863. o  EQUIP.EXE - used for collecting the inventory on networked PC workstations 
  1864. o  SA_EQUIP.EXE - used for collecting the inventory on stand-alone PC  
  1865. workstations 
  1866. o  MACEQUIP - used for collecting the inventory on networked and  
  1867. stand-alone MAC workstations 
  1868.  
  1869. NOTE:  File server inventory can be automatically collected during the  
  1870. audit process by selecting the 'Fileserver Software/Hardware' options in  
  1871. the Audit Parameters dialog box. 
  1872.  
  1873. 14.1.1 Automating Inventory Collection 
  1874.  
  1875. The equipment inventory process can be automated for your networked PC  
  1876. workstations by placing the EQUIP command in the system login script. 
  1877.  
  1878. For networked users, each time the workstation is logged in to the network,  
  1879. the EQUIP inventory collection process is invoked.  Depending on the EQUIP  
  1880. command line switches defined in the login script, the workstation user  
  1881. can be notified of the inventory progress as it occurs.  The login  
  1882. process can continue after the inventory is complete.  A BrightWorks  
  1883. inventory transaction file is updated with the date and hardware or  
  1884. software changes that have occurred since the last time an inventory  
  1885. was performed for the workstation. 
  1886.  
  1887. NOTE:  The inventory collection process cannot be automated for  
  1888. stand-alone PCs and MACs. For these configurations, the equipment  
  1889. inventory is stored on diskettes.  The collected data must then be added  
  1890. to your network inventory data.  These procedures are detailed in this  
  1891. chapter. 
  1892.  
  1893. 14.1.2 What's in this Chapter 
  1894.  
  1895. The following chart describes the sections in this chapter: 
  1896.  
  1897. SECTION                         DESCRIPTION 
  1898. EQUIP Command Line Reference    Describes the command line options  
  1899.                 available with EQUIP. 
  1900.  
  1901. Collecting Networked PC         Describes the procedures for using EQUIP  
  1902. Inventory                       in performing an inventory on networked PCs.   
  1903.                 Discusses executing EQUIP automatically upon  
  1904.                 workstation login. 
  1905.  
  1906. Collecting Stand-alone PC       Describes the procedures for using SA_EQUIP  
  1907. Inventory                       in performing an inventory on stand-alone  
  1908.                 PCs.  Describes the procedures for adding  
  1909.                 the stand-alone PC inventory to the  
  1910.                 BrightWorks baseline inventory. 
  1911.  
  1912. Collecting Networked MAC        Describes how to install and configure  
  1913. Inventory                       MACEQUIP, in preparation for taking inventory  
  1914.                 on Macintosh equipment.  Describes the  
  1915.                 procedures for using MACEQUIP in performing  
  1916.                 an inventory on networked MACs. 
  1917.  
  1918. Collecting Stand-alone MAC      Describes the procedures for using MACEQUIP  
  1919. Inventory                       in performing an inventory on stand-alone  
  1920.                 MACs.  Describes the procedures for adding  
  1921.                 the stand-alone MAC inventory to the  
  1922.                 BrightWorks baseline inventory.  
  1923.  
  1924.  
  1925. 14.2 EQUIP Command Line Reference 
  1926.  
  1927. The EQUIP program is used to collect the hardware and software inventory  
  1928. of networked PC workstations.  The program is executed at the machine for  
  1929. which you want to perform the inventory.   
  1930.  
  1931. The EQUIP program's syntax is as follows: 
  1932.  
  1933. EQUIP [drive:\path] /[options] 
  1934.  
  1935. in which drive:\path is an optional parameter which indicates the path to  
  1936. the inventory data files and /options indicates the scan parameters which  
  1937. are always preceded by the slash (/) character.  The brackets are not typed.   
  1938. One or more options can be used on the EQUIP command line.    
  1939.  
  1940. NOTE:  The optional [drive:\path] parameter is used to execute EQUIP from  
  1941. within a "transaction directory."  A transaction directory contains the EQUIP  
  1942. program executable and the BrightWorks inventory transaction files.  It is  
  1943. used to collect and maintain inventory data for a site other than the local  
  1944. BrightWorks site.   
  1945.  
  1946. The following command illustrates EQUIP execution: 
  1947.  
  1948. F:\USER\JOE>EQUIP J:\SALES /SHOW /S 
  1949.  
  1950. where F:\USER\JOE> is the directory on the file server from which Joe is  
  1951. issuing the EQUIP command; J:\SALES is the directory in which the SALES  
  1952. site inventory data is maintained (several BrightWorks inventory files  
  1953. are also located here); /SHOW is the EQUIP switch which specifies that  
  1954. the collected inventory be displayed on the screen; and /S is the EQUIP  
  1955. switch which specifies that software inventory be collected.   
  1956.  
  1957. NOTES: a - Because BrightWorks uses the Novell Btrieve Record Manager  
  1958. for database management, BTRIEVE or BREQUEST must be loaded before EQUIP  
  1959. is executed. 
  1960. b - When running the Brequestor, BSPXCOM and BROUTER must also be loaded  
  1961. on the file server.  For details on loading these programs, refer to  
  1962. your Novell documentation. 
  1963.  
  1964. The following chart lists and describes each EQUIP command line option. 
  1965.  
  1966. OPTION          DEFAULT                 DESCRIPTION 
  1967. [drive:\path]   current directory       Optional parameter which represents  
  1968.                     the path to a transaction directory  
  1969.                     (a directory other than the Fusion  
  1970.                     program directory which contains the  
  1971.                     EQUIP executable and several required  
  1972.                     BrightWorks inventory files). 
  1973.  
  1974. /NOSHOW         *                       Do not display the inventory on  
  1975.                     screen as the collection process  
  1976.                     occurs. 
  1977.  
  1978. /SHOW                                   Display the inventory on screen  
  1979.                     as the collection process occurs. 
  1980.  
  1981. /E[=node ID]                            Delete/erase a node's inventory data  
  1982.                     from the BrightWorks inventory  
  1983.                     transaction files. 
  1984.  
  1985. /S                                      Collect software inventory. 
  1986.  
  1987. /H              *                       Collect hardware inventory. 
  1988.  
  1989. /Y              *                       Collect system file inventory. 
  1990.  
  1991. /V                                      View hardware inventory only; do not  
  1992.                     update the transaction files. 
  1993.  
  1994. /D                                      Run EQUIP daily. 
  1995.  
  1996. /W                                      Run EQUIP weekly. 
  1997.  
  1998. /M                                      Run EQUIP monthly. 
  1999.  
  2000. /U[=user name]                          Log the user name or text string to  
  2001.                     be associated with the node.  (This  
  2002.                     switch is only valid the first time  
  2003.                     EQUIP is run at a node.) 
  2004.  
  2005.  
  2006. More than one collection option can be specified on the EQUIP command line.     
  2007. For example, the following command executes EQUIP from the current  
  2008. directory and scans for software, hardware and system file inventory. 
  2009.  
  2010. EQUIP /S /H /Y 
  2011.  
  2012. When the EQUIP command is issued without parameters, the program will  
  2013. default to a hardware and system file scan using the current directory.   
  2014. Further, the collected inventory will not display (i.e., /NOSHOW mode). 
  2015.  
  2016. The following section explains each of the EQUIP command line options. 
  2017.  
  2018. 14.2.1 [drive:\path] 
  2019.  
  2020. The [drive:\path] parameter tells EQUIP which directory to execute from  
  2021. to update the BrightWorks inventory data files maintained in the specified  
  2022. directory.  This parameter is optional, and it can be used in any of the  
  2023. following three ways: 
  2024.  
  2025. o  If no drive letter or path is specified on the EQUIP command line,  
  2026. then the current directory is used. 
  2027. o  If only a drive letter is used (e.g., F:), then the current directory  
  2028. for that drive is used. 
  2029. o  If the full path is specified, then the full path is used. 
  2030.  
  2031. The brackets are not typed. 
  2032.  
  2033. 14.2.2 /NOSHOW 
  2034.  
  2035. The /NOSHOW option instructs EQUIP not to display the detected inventory  
  2036. on screen as it is collected.  This is the default condition when the  
  2037. EQUIP command is issued without any parameters. 
  2038.  
  2039. NOTE:  When the /NOSHOW option is specified, scan parameters must also  
  2040. be provided.  For example, the command 'EQUIP /NOSHOW' is invalid.  
  2041.  
  2042. 14.2.3 /SHOW 
  2043.  
  2044. The /SHOW option instructs EQUIP to display the detected inventory on  
  2045. screen as it is collected. 
  2046.  
  2047. NOTE:  When the /SHOW option is specified, scan parameters must also be  
  2048. provided.  For example, the command 'EQUIP /SHOW' is invalid.  
  2049.  
  2050. 14.2.4 /E 
  2051.  
  2052. The /E option is used to delete/erase all information about a particular  
  2053. network address/unique identifier from the BrightWorks inventory transaction  
  2054. files.  For example: 
  2055.  
  2056.     EQUIP /E=2C581ACF:32E1 
  2057.  
  2058. where [node ID] is the identifier of the node to be deleted.  Use uppercase  
  2059. for alpha characters.  Leading zeros are not required. 
  2060.  
  2061. NOTES: a - /SHOW is the only EQUIP command line option with which the  
  2062. /E switch can be used. 
  2063. b - If the node to be deleted is the same node from which EQUIP is  
  2064. executed, then the [node ID] specification is not required.  In this case,  
  2065. simply enter: EQUIP /E. 
  2066. c - The node ID can be determined by running EQUIP with the /V option to  
  2067. view the hardware inventory.  Refer to the /V option discussion below. 
  2068.  
  2069. If you use the EQUIP /E option and then run an audit, all information  
  2070. about the deleted node will be removed from the equipment files and  
  2071. reported as "missing."  If you use the EQUIP /E option and then delete  
  2072. the node from the Inventory dialog box before running an audit, the node  
  2073. will be completely removed from the inventory (i.e., not even considered  
  2074. as missing after the next audit). 
  2075.  
  2076. 14.2.5 /S 
  2077.  
  2078. The /S option instructs EQUIP to scan for all software applications  
  2079. stored on the workstation's local hard drive(s).  EQUIP searches for  
  2080. file names that are listed in the PC Software qualification list (i.e., the  
  2081. WPCSLIST.DAT file).  
  2082.  
  2083. Upon finding a file name that is listed in BrightWorks' PC Software List,  
  2084. EQUIP verifies the file size.  If the detected file size is identical to  
  2085. the file size listed in the PC Software List, then the item is included in  
  2086. the updated Transaction file.   
  2087.  
  2088. If EQUIP cannot detect a file name that previously had been detected on the  
  2089. node and currently is listed in the PC Software database, it will not  
  2090. include the file name in the updated transaction file.  The item will be  
  2091. listed as a missing application in the Inventory Log results. 
  2092.  
  2093. NOTE:  If the 'Workstation' option is checked in BrightWorks' Software  
  2094. Options dialog box, then the Unidentified PC/Fileserver Software list  
  2095. also will be updated.  In this case, upon finding a file name (or  
  2096. corresponding file size) that is not listed in the PC Software list,  
  2097. the file is added to the Unidentified PC/Fileserver Software list. 
  2098.  
  2099. 14.2.6 /H 
  2100.  
  2101. The /H option instructs EQUIP to scan for all hardware components and  
  2102. network information.  Refer to Chapter 31 for a complete listing of  
  2103. hardware inventory data. 
  2104.  
  2105. NOTE:  EQUIP detects certain items on the basis of the CMOS set-up;  
  2106. therefore, the CMOS set-up on all workstations must be accurate. 
  2107.  
  2108. 14.2.7 /Y 
  2109.  
  2110. The /Y option instructs EQUIP to scan for the system files that are  
  2111. specified in BrightWorks' Software Options dialog box.  System files  
  2112. generally include the following: 
  2113.  
  2114. o  AUTOEXEC.BAT 
  2115. o  CONFIG.SYS 
  2116. o  WIN.INI 
  2117. o  SYSTEM.INI 
  2118.  
  2119. To detect the AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files, EQUIP scans the root  
  2120. directory on the drive from which the workstation was booted.  The boot  
  2121. drive is determined in two ways: 
  2122.  
  2123. o  In DOS 4.0 and above, EQUIP gets the AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files  
  2124. from the boot drive. 
  2125.  
  2126. o  In DOS versions prior to 4.0, EQUIP searches the first hard disk that  
  2127. it finds.  If there is no hard disk, EQUIP searches for the system files  
  2128. on the first floppy drive it finds. 
  2129.  
  2130. NOTE:  To be detected by EQUIP, all system files must be in the workstations'  
  2131. search path. 
  2132.  
  2133. 14.2.8 /V 
  2134.  
  2135. The /V option instructs EQUIP to scan for hardware and network information  
  2136. for viewing purposes only.  The detected inventory information is not  
  2137. written to a database and does not require Btrieve to be loaded.   
  2138. This option can only be used with a scan for hardware. 
  2139.  
  2140. The following example instructs EQUIP to perform a scan for hardware and  
  2141. display the results on screen: 
  2142.  
  2143. EQUIP /H /V 
  2144.  
  2145. NOTE:  The /V option only scans for hardware and network information.   
  2146. When using /V, it is not necessary to specify the /H scan parameter. 
  2147.  
  2148. 14.2.9 /D, /W and /M 
  2149.  
  2150. The /D, /W and /M options are called "frequency switches."  These switches  
  2151. refer to running EQUIP on a daily, weekly and monthly basis, respectively. 
  2152.  
  2153. Each switch instructs EQUIP to execute only after an entire cycle.  For  
  2154. example, using the /D option, EQUIP will execute only once every 24 hours.   
  2155. In all other cases (i.e., before 24 hours has passed), EQUIP will display  
  2156. the message "No Action Taken" instead of executing.  The /W option causes  
  2157. EQUIP to execute once every 7 days.  The /M option causes EQUIP to execute  
  2158. once every month. 
  2159.  
  2160. Placing the following command in a login script will cause EQUIP to execute  
  2161. monthly and scan for software and hardware: 
  2162.  
  2163. ..... 
  2164. #EQUIP /M /S /H 
  2165. ..... 
  2166.  
  2167. To instruct EQUIP to execute on a particular day, you must use the Novell  
  2168. DAY_OF_WEEK command, as in the following example: 
  2169.  
  2170. ..... 
  2171. IF DAY_OF_WEEK="MONDAY" THEN 
  2172. MAP Q:=FS1/SYS:APPS\FUSION 
  2173. DRIVE Q: 
  2174. #BREQUEST /D:17000 
  2175. #EQUIP /H /Y /D 
  2176. #ENDBTRV 
  2177. MAP DEL Q: 
  2178. END 
  2179. ..... 
  2180.  
  2181. NOTES: a - The EQUIP frequency switches are machine specific--the next time  
  2182. EQUIP executes on a machine depends on the last time EQUIP was executed on  
  2183. that machine. 
  2184. b - If the user does not log in to the server during the specified day,  
  2185. week or month, the next time the user logs in,  EQUIP determines how  
  2186. much time elapsed since the last login.  EQUIP will execute if the elapsed  
  2187. time is greater than the option cycle. 
  2188. c - In order to execute at correct cycles, a login script should have only  
  2189. one EQUIP command with frequency switches.  The second EQUIP command will  
  2190. never be executed because of the previous EQUIP command (e.g., the cycle for  
  2191. the second command will never occur).  
  2192.  
  2193. For example, 
  2194.     MAP INS S16:=C:\ 
  2195.  
  2196. 14.2.10 /U 
  2197.  
  2198. The /U option allows the BrightWorks user to pass an alphanumeric string to  
  2199. the inventory transaction files.  This option can only be used the first  
  2200. time EQUIP is executed at a workstation.  It allows a name other than the  
  2201. login name to be associated with the node. 
  2202.  
  2203. For example, a Supervisor might enter the following command to log onto  
  2204. Joe's machine and execute EQUIP for the first time: 
  2205.  
  2206. EQUIP /H /Y /S /U=JOE 
  2207.  
  2208. The above command instructs EQUIP to scan for hardware, system files,  
  2209. software and pass the name "Joe" to the inventory transaction files. 
  2210.  
  2211.  
  2212. 14.3 Collecting Networked PC Inventory 
  2213.  
  2214. The EQUIP program is used to collect the inventory of networked PCs.   
  2215. Upon execution, EQUIP scans the hardware for a unique ID in the root  
  2216. directory.  This unique ID is used throughout the BrightWorks Inventory  
  2217. component as the workstation's identifying key. 
  2218.  
  2219. NOTES: a - The first time EQUIP is executed at a workstation, EQUIP  
  2220. generates the workstation ID and stores it in a hidden file called  
  2221. LAIID.CFG maintained in the workstation's root directory.   
  2222. b - The LAIID.CFG file is used to identify a workstation on which EQUIP  
  2223. is executed.  If the file has been deleted, EQUIP will create a new  
  2224. LAIID.CFG file and consider the workstation to be a new node.  As a result,  
  2225. two entries for the same PC will be listed in the Inventory dialog box.   
  2226. Therefore, to avoid confusion, if the LAIID.CFG file has been deleted, also  
  2227. delete the node's entry in the Inventory dialog box before running EQUIP  
  2228. and auditing the workstation inventory. 
  2229.  
  2230. As discussed in section 12.6.3 "Consider placing EQUIP in the Login Script,"  
  2231. the EQUIP command can be placed in the system login script so that inventory  
  2232. collection is performed automatically each time a user logs into the network.    
  2233.  
  2234. BrightWorks also provides two EQUIP batch files which are placed in the  
  2235. Fusion program directory upon installation.  The batch files names are  
  2236. listed below: 
  2237. o  EQUIP1.BAT -  loads server-based Btrieve (BREQUEST.EXE), executes  
  2238. EQUIP and then unloads Btrieve.  
  2239. o  EQUIP2.BAT - loads local Btrieve (BTRIEVE.EXE), executes EQUIP and then  
  2240. unloads Btrieve.  
  2241.  
  2242. Both batch files need to be modified to reflect the correct path and drive  
  2243. combination, as well as to specify the desired scan parameters. 
  2244.  
  2245. 14.3.1 Running EQUIP 
  2246.  
  2247. Use the following procedure to execute EQUIP from a networked PC. 
  2248.  
  2249. NOTES: a - To hide a file from inventory, the file must be hidden before  
  2250. EQUIP is run on a machine which has the file.  Once a file is detected  
  2251. by EQUIP, the file is recorded in inventory upon running an audit.   
  2252. If it is subsequently hidden, the file will be considered as "missing"  
  2253. after the next audit is performed.  Refer to section 13.4.2 entitled  
  2254. "Modifying Qualification Records" for instructions on hiding records in the  
  2255. PC/MAC Software qualification lists. 
  2256. b - Executing EQUIP on several machines that use the same boot disk  
  2257. might cause the machines' inventory to be incorrectly incorporated into  
  2258. the baseline inventory. 
  2259. c - Executing EQUIP on a machine that uses more than one boot disk might  
  2260. cause the machine's inventory to appear more than once in the baseline  
  2261. inventory. 
  2262.  
  2263. 1.  From the workstation on which you want to perform an inventory, change  
  2264.     into the directory containing the EQUIP executable and BrightWorks  
  2265.     database files. 
  2266.  
  2267.     Use the DOS CD command to change directories. 
  2268.  
  2269. 2.  Load the Btrieve software. 
  2270.  
  2271.     Btrieve must be properly configured on the file server from which it  
  2272.     is run.  Btrieve must also be loaded before EQUIP is executed, and  
  2273.     it should be unloaded after EQUIP has run.  Due to the resulting  
  2274.     increase in performance, it is highly recommended that you use  
  2275.     Btrieve's server-based program (BREQUEST.EXE).   
  2276.  
  2277.     To load Brequest, use the BrightWorks BRQ.BAT file which consists of  
  2278.     the following command: 
  2279.  
  2280.     BREQUEST /D:17000 
  2281.  
  2282.     To load local Btrieve, use the BrightWorks BTR.BAT file which consists  
  2283.     of the following command: 
  2284.  
  2285.     BTRIEVE /P:3072 /F:22 /T:BTR.TRN /E 
  2286.  
  2287. 3.  Execute EQUIP. 
  2288.  
  2289.     For example, to scan for the hardware, software and system file  
  2290.     inventory, type: 
  2291.  
  2292.     EQUIP /H /S /Y <ENTER> 
  2293.  
  2294.     The inventory is collected and placed in the appropriate BrightWorks  
  2295.     inventory transaction files. 
  2296.  
  2297. 4.  Unload the Btrieve software. 
  2298.  
  2299.     To unload the Btrieve software, type: 
  2300.  
  2301.     ENDBTRV <ENTER> 
  2302.  
  2303. NOTES: a - To enable EQUIP to run under NetWare 2.1x, users need Read,  
  2304. Open, Write, Search, Create, and Delete rights to the directory where  
  2305. BrightWorks files are stored.   NetWare 3.x or 2.2 users need Read, Write,  
  2306. Filescan, Create, and Erase rights. 
  2307. b - Mark the .EXE files as "shareable" and make sure the COMSPEC is set  
  2308. properly. 
  2309.  
  2310.  
  2311. 14.4 Collecting Stand-alone PC Inventory 
  2312.  
  2313. The SA_EQUIP program is used to collect the inventory of stand-alone PCs.   
  2314. The collected data is placed onto "collector diskettes" which are prepared  
  2315. expressly for this purpose. 
  2316.  
  2317. As with EQUIP, SA_EQUIP scans the hardware for a unique ID in the root  
  2318. directory.  This unique ID is used throughout the inventory as the  
  2319. stand-alone machine's identifying key. 
  2320.  
  2321. NOTE:  The first time SA_EQUIP is executed at a stand-alone machine,  
  2322. SA_EQUIP generates the machine's ID and stores it in a hidden file  
  2323. called LAIID.CFG maintained in the root directory. 
  2324.  
  2325. The steps for including stand-alone PC data in your BrightWorks baseline  
  2326. inventory include the following: 
  2327.  
  2328. 1. Creating a collector diskette via the BrightWorks console 
  2329. 2. Running SA_EQUIP at the stand-alone PC 
  2330. 3. Loading the stand-alone data into BrightWorks 
  2331. 4. Running an audit to include the stand-alone data in the baseline inventory 
  2332.  
  2333. The procedures for each step are described in this section. 
  2334.  
  2335. 14.4.1 Creating a Collector Diskette 
  2336.  
  2337. Stand-alone PC inventory data collected by SA_EQUIP is placed onto  
  2338. specially prepared diskettes containing the BrightWorks equipment  
  2339. inventory system files.  All inventory for the stand-alone PCs must be  
  2340. placed onto a collector diskette.  If the collected inventory data requires  
  2341. more than one diskette, additional collector diskettes must be used. 
  2342.  
  2343. Use the following procedure to create a collector diskette. 
  2344.  
  2345. 1.  Insert a blank formatted diskette into the diskette drive. 
  2346.  
  2347.     Approximately 300K of disk space is required for the collector  
  2348.     diskette files. 
  2349.  
  2350. 2.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  2351.     sub-menu that displays, choose the Create Collector Diskette command. 
  2352.  
  2353.     The Create Collector Diskette dialog box displays. 
  2354.  
  2355. 3.  In the Drives list, choose the drive into which you inserted the diskette. 
  2356.  
  2357.     The selected drive letter displays in the Path field.  Any directories on  
  2358.     the selected drive display in the Directories list. 
  2359.  
  2360. 4.  If applicable, select the directory into which you want the equipment  
  2361.     inventory files placed. 
  2362.  
  2363.     The directory and sub-directory (as applicable) display in the Path field. 
  2364.  
  2365. 5.  Choose the OK button to create the collector diskette. 
  2366.  
  2367.     The SA_EQUIP executable and BrightWorks equipment inventory files  
  2368.     are copied to the specified drive and directory path.  As the files  
  2369.     are copied, the copy progress displays. 
  2370.  
  2371. NOTES: a - All collector diskettes must be created using the above  
  2372. procedure.  Collector diskettes created in any other manner (e.g., DOS  
  2373. DISKCOPY) will not work correctly. 
  2374. b - All collector diskettes are associated with the main/local BrightWorks  
  2375. directory site name; therefore, all stand-alone data will be associated  
  2376. with the main BrightWorks inventory site. 
  2377.  
  2378. 14.4.2 Running SA_EQUIP 
  2379.  
  2380. Use the following procedure to collect the equipment inventory of a  
  2381. stand-alone PC.  You must use a prepared collector diskette to which the  
  2382. inventory data will be copied.  (Refer to the above procedures for creating  
  2383. collector diskettes.) 
  2384.  
  2385. NOTES: a - Executing SA_EQUIP on several machines that use the same boot  
  2386. disk might cause the machines' inventory to be incorrectly incorporated  
  2387. into the baseline inventory. 
  2388. b - Executing SA_EQUIP on a machine that uses more than one boot disk  
  2389. might cause the machine's inventory to appear more than once in the  
  2390. baseline inventory. 
  2391.  
  2392. 1.  Insert the collector diskette into the diskette drive of the  
  2393.     stand-alone PC. 
  2394.  
  2395. 2.  Execute SA_EQUIP from the floppy diskette. 
  2396.  
  2397.     Issue the SA_EQUIP command by typing: 
  2398.  
  2399.     SA_EQUIP <ENTER> 
  2400.  
  2401.     If applicable, use the DOS CD command to change into the directory  
  2402.     containing the SA_EQUIP executable and BrightWorks inventory files. 
  2403.  
  2404.     The BrightWorks inventory files are activated and the Workstation  
  2405.     Information screen displays.   
  2406.  
  2407. NOTE:  Upon executing SA_EQUIP, if there is insufficient space available  
  2408. on the diskette, SA_EQUIP displays the message "Not enough disk space.   
  2409. Use a new collector disk." 
  2410.  
  2411. 3.  If desired, modify the workstation information. 
  2412.  
  2413.     The values of the following fields can be modified: 
  2414.  
  2415.     o  Location - the workstation location (e.g., First Floor)  
  2416.     o  Department - the department to which the workstation belongs  
  2417.     (e.g., Sales) 
  2418.     o  User - the user name/ID assigned to the workstation 
  2419.     o  Asset Tag - the tag or identifying number assigned to the  
  2420.     machine to be used as another ID for the workstation 
  2421.  
  2422. Use the arrow keys to move the cursor into a field, and overtype the  
  2423. existing entry with your new data. 
  2424.  
  2425. 4.  Press the <ENTER> key to save the workstation information and continue. 
  2426.  
  2427.     The machine's hardware data is automatically collected, and then the  
  2428.     SA_EQUIP menu bar displays across the top of your screen.   
  2429.  
  2430.     Use the <left/right arrow> keys to highlight a desired menu.  Press  
  2431.     <ENTER> to choose the highlighted menu and display its drop down list of  
  2432.     commands.  Use the <up/down arrow> keys to highlight a desired command.   
  2433.     Press <ENTER> to choose the highlighted command. 
  2434.  
  2435.     The available SA_EQUIP menus and their commands are as follows: 
  2436.  
  2437.     o  File Menu 
  2438.         - System Files - command used to collect the system files  
  2439.         that are specified in BrightWorks' Software Options  
  2440.         dialog box. 
  2441.  
  2442.         - Exit - command used to save the collected data to files  
  2443.         on the collector diskette and exit the SA_EQUIP program. 
  2444.  
  2445.     o  Hardware Menu 
  2446.         - Edit Hardware - command used to modify hardware  
  2447.         details about the PC (e.g., Model Number, Serial  
  2448.         Number, and Component/Asset Tag). 
  2449.  
  2450.     o  Software Menu 
  2451.         - Scan Software - command used to inventory the PC  
  2452.         software.  When chosen, a status bar displays  
  2453.         showing the progress of the software inventory. 
  2454.  
  2455. 5.  To edit the PC hardware inventory, choose the Edit Hardware command  
  2456.     from the Hardware menu. 
  2457.  
  2458.     The Hardware Components screen displays showing the PC hardware  
  2459.     inventory that is compiled automatically upon executing SA_EQUIP.  
  2460.  
  2461.     Values for the Model Number, Serial Number and Component (Asset)  
  2462.     Tag fields can be specified for any of the listed hardware items.   
  2463.     To do so, use the <up/down arrow> keys to highlight the desired item  
  2464.     and press <ENTER>.  When the Edit Hardware screen displays, enter or  
  2465.     overtype any of the three detail fields. 
  2466.  
  2467.     Press <ENTER> two times to save any changes and close the Edit Hardware  
  2468.     screen.  Press <ESC> to exit without saving your changes. 
  2469.  
  2470.     Press <ESC> to close the Hardware Components screen. 
  2471.  
  2472. 6.  To inventory the PC software, choose the Scan Software command from the  
  2473.     Software menu. 
  2474.  
  2475.     The software inventory is immediately performed.  The inventoried  
  2476.     software data cannot be edited. 
  2477.  
  2478. 7.  To inventory the workstation's system files, choose the System Files  
  2479.     command from the File menu. 
  2480.  
  2481.     All system files listed in the BrightWorks Software Options dialog  
  2482.     box (accessible from the Inventory command on the Administration menu)  
  2483.     are collected.  The system file inventory is immediately performed.   
  2484.     The inventoried system file data cannot be edited. 
  2485.  
  2486. 8.  To save the inventory data and exit SA_EQUIP, choose the Exit command  
  2487.     from the File menu and choose any key to save the configuration to  
  2488.     the collector diskette. 
  2489.  
  2490.     The inventory data is copied onto the collector diskette.  When all  
  2491.     inventory data is copied to the diskette, SA_EQUIP is automatically  
  2492.     exited.  Remove the collector diskette from the PC.  Repeat the  
  2493.     procedure for additional stand-alone PCs. 
  2494.  
  2495.     The collected data must now be loaded into BrightWorks in order for  
  2496.     the inventory to be included in the next audit. 
  2497.  
  2498. NOTES: a - If the collector diskette becomes full when saving the data,  
  2499. the message "Disk out of space.  Do collection again." displays.   
  2500. In this case, exit the program and then re-execute SA_EQUIP using a new 
  2501. collector diskette.  You must collect the data again. 
  2502. b - If one collector diskette is used to inventory multiple stand-alone PCs,  
  2503. the information for each additional workstation is appended to the  
  2504. appropriate file. 
  2505.  
  2506. 14.4.3 Loading Stand-alone Data into BrightWorks 
  2507.  
  2508. After the stand-alone PC inventory has been gathered using SA_EQUIP,  
  2509. the data must be loaded into BrightWorks in order for the next audit to  
  2510. include the new inventory. 
  2511.  
  2512. Using the BrightWorks console, use the following procedure to load the  
  2513. stand-alone PC inventory data into BrightWorks. 
  2514.  
  2515. 1.  Insert the collector diskette into the diskette drive. 
  2516.  
  2517. 2.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  2518.     sub-menu, choose the Load Equipment from Collector Diskette command. 
  2519.  
  2520.     The Load Equipment From dialog box displays.  
  2521.      
  2522. 3.  Select the drive and directory containing the stand-alone inventory data. 
  2523.  
  2524. 4.  Choose the OK button to load the stand-alone PC equipment inventory  
  2525.     into BrightWorks. 
  2526.  
  2527.     A status screen displays the progress as the stand-alone inventory  
  2528.     data is copied from the diskette to the equipment inventory files  
  2529.     maintained in the Fusion program directory. 
  2530.  
  2531. NOTE:  To incorporate the stand-alone data into the BrightWorks baseline  
  2532. inventory, the audit parameters must be defined to include PC hardware and  
  2533. software before performing the audit.  (Refer to the procedures in Chapter 
  2534. 13.0 regarding defining audit parameters.) 
  2535.  
  2536.  
  2537. 14.5 Collecting Networked MAC Inventory 
  2538.  
  2539. MACEQUIP is used to collect the inventory of Macintosh computers attached  
  2540. to Novell file servers that are running the MAC VAP/NLM.  MACEQUIP is  
  2541. also used to collect the inventory of stand-alone MACs, as is discussed  
  2542. in the next section of this chapter. 
  2543.  
  2544. BrightWorks provides two programs for collecting MAC inventory.  Both  
  2545. programs are used to collect inventory information on stand-alone and  
  2546. networked Macintosh computers; however, their execution is slightly  
  2547. different: 
  2548.  
  2549. o  MACEQUIP 3.1 -  Performs inventory collection and provides a menu from  
  2550. which you can choose to view the collected inventory and/or close the program. 
  2551. o  MACEQUIP AUTOMATIC 3.1 - Automatically closes the program when  
  2552. inventory collection is complete. 
  2553.  
  2554. NOTE:  The following discussion uses the term "MACEQUIP" to refer to  
  2555. both MAC programs.  When following the procedures, use either the  
  2556. MACEQUIP 3.1 program or the MACEQUIP AUTOMATIC 3.1 program. 
  2557.  
  2558. Upon execution, MACEQUIP automatically scans the machine's hardware  
  2559. components and the software applications on its hard drive.  The hardware  
  2560. and software data is stored in the MACEQUIP.CFG and MACSOFT.LST files,  
  2561. respectively.  The collected data is added to the BrightWorks baseline  
  2562. inventory by running an audit. 
  2563.  
  2564. For each workstation on which MACEQUIP is executed, a unique ID is created  
  2565. using the Ethernet address.  If there is no AppleTalk, the user name is  
  2566. converted to a numeric ID. The network number will be 0000 for all  
  2567. Macintosh's. 
  2568.  
  2569. NOTE:  To run MACEQUIP automatically upon booting up the machine, an  
  2570. alias for MACEQUIP can be placed in the System folder as a Start Up item.   
  2571. Refer to the procedures in section "Automating MACEQUIP Execution" later 
  2572. in this chapter. 
  2573.  
  2574. This section covers the following topics: 
  2575. o  Installing MACEQUIP 
  2576. o  Automating the execution of MACEQUIP 
  2577. o  Running MACEQUIP 
  2578.  
  2579. 14.5.1 Installing MACEQUIP 
  2580.  
  2581. The following must be in place before continuing with the MACEQUIP  
  2582. installation: 
  2583.  
  2584. o  BrightWorks must be properly installed according to the instructions  
  2585. outlined in Chapter 2 of this manual. 
  2586.  
  2587. o  Your network file server must support the AppleTalk Filing Protocol (AFP).   
  2588.  
  2589. o  Your network must be running one of the following: NetWare 286 2.15c  
  2590. or 2.2 with the Macintosh VAP;  NetWare 386 3.11, 3.12 or 4.01 with the  
  2591. Macintosh NLM; AppleTalk 2.15c or 2.2 Macintosh VAPs. 
  2592.  
  2593. Use the following procedure to install MACEQUIP.  Because MACEQUIP is a  
  2594. Macintosh file, you MUST follow these steps to properly install the program  
  2595. on your network.  MACEQUIP should be copied to the same directory where  
  2596. EQUIP and the other BrightWorks inventory files reside.   
  2597.  
  2598. 1.  At a Macintosh workstation, insert the floppy disk containing the  
  2599.     MACEQUIP file into the disk drive. 
  2600.  
  2601. 2.  Choose the Chooser command from the Apple menu. 
  2602.  
  2603. 3.  Select Apple Share. 
  2604.  
  2605. 4.  Select the file server on which MACEQUIP should be installed. 
  2606.  
  2607. 5.  Mount the selected file server. 
  2608.  
  2609. 6.  Close the Chooser. 
  2610.  
  2611.     An icon is created that reflects the name and volume of the file server.   
  2612.     For example: 
  2613.  
  2614.     MYSERVER.SYS 
  2615.  
  2616. 7.  Double click on the File Server icon. 
  2617.  
  2618. 8.  Find the BrightWorks folder. 
  2619.  
  2620. 9.  Open the floppy disk icon. 
  2621.  
  2622. 10. Drag the file icon for MACEQUIP from the floppy disk to the BrightWorks  
  2623.     directory on the file server. 
  2624.  
  2625. This completes the MACEQUIP installation process.  The MACEQUIP program  
  2626. can now be executed from your network's Macintosh workstations. 
  2627.  
  2628. 14.5.2 Automating MACEQUIP Execution  
  2629.  
  2630. With System 7.0 or greater, the MACEQUIP program can be a Start Up item  
  2631. and run automatically when the Macintosh starts up.  Use the following  
  2632. procedure to set up the automatic equipment inventory. 
  2633.  
  2634. 1.  From the Macintosh, choose the Chooser command from the Apple menu. 
  2635.  
  2636. 2.  Select Apple Share. 
  2637.  
  2638. 3.  Select the file server on which MACEQUIP resides. 
  2639.  
  2640. 4.  Mount the selected file server. 
  2641.  
  2642. 5.  Close the Chooser. 
  2643.  
  2644. 6.  Double click on the File Server icon. 
  2645.  
  2646. 7.  Open the folder where MACEQUIP is located and select MACEQUIP. 
  2647.  
  2648. 8.  Select the Make Alias command from the File menu to create an alias  
  2649.     for MACEQUIP. 
  2650.  
  2651. 9.  Drag the alias under MACEQUIP into the Start Up Items folder in the  
  2652.     System folder. 
  2653.  
  2654.     Every time the machine is rebooted, the volume will be mounted and  
  2655.     MACEQUIP will run automatically. 
  2656.  
  2657. NOTE:  If you do not have SYSTEM 7.0 or greater, every time you want to  
  2658. use MACEQUIP, you must go through steps 1-7 above and then run MACEQUIP  
  2659. by double clicking on the MACEQUIP icon. 
  2660.  
  2661. 14.5.3 Running MACEQUIP 
  2662.  
  2663. Use the following procedure to manually execute MACEQUIP from a networked  
  2664. Macintosh workstation. 
  2665.  
  2666. 1.  From the workstation on which you want to perform an inventory, change  
  2667.     into the directory containing the MACEQUIP executable and BrightWorks  
  2668.     database files. 
  2669.  
  2670. 2.  Launch MACEQUIP. 
  2671.  
  2672.     The inventory scan is performed, and the MACEQUIP.CFG and MACSOFT.LST  
  2673.     files are updated to reflect the collected hardware and software  
  2674.     inventory, respectively. 
  2675.  
  2676.  
  2677. 14.6 Collecting Stand-alone MAC Inventory 
  2678.  
  2679. MACEQUIP is also used to collect the hardware and software data from MACs  
  2680. that are not connected to the network.  The collected data is placed onto  
  2681. a diskette and later added to the BrightWorks inventory transaction files  
  2682. to be included in the next audit. 
  2683.  
  2684. The steps for including stand-alone MAC data in your BrightWorks baseline  
  2685. inventory include the following: 
  2686.  
  2687. 1. Running MACEQUIP at the stand-alone MAC 
  2688. 2. Updating the BrightWorks MAC transaction files to reflect the  
  2689. stand-alone data 
  2690. 3. Running an audit to include the stand-alone data in the baseline inventory 
  2691.  
  2692. The procedures for each step are described in this section. 
  2693.  
  2694. NOTES: a - The following discussion uses the term "MACEQUIP" to refer to  
  2695. both MAC programs.  When following the procedures, use either the MACEQUIP  
  2696. 3.1 program or the MACEQUIP AUTOMATIC 3.1 program. 
  2697. b - If you collect and audit the inventory of a stand-alone MAC and then  
  2698. later put the same MAC on the network and do a subsequent inventory and  
  2699. audit, two entries for the same MAC will be listed in the Inventory dialog  
  2700. box.  Therefore, to avoid confusion, before running MACEQUIP and auditing  
  2701. the networked MAC inventory, first delete the node's entry in the  
  2702. Inventory dialog box. 
  2703.  
  2704. 14.6.1 Running MACEQUIP 
  2705.  
  2706. Use the following procedure to collect the equipment inventory of a  
  2707. stand-alone MAC.   
  2708.  
  2709. 1.  Copy the MACEQUIP file onto a Macintosh formatted floppy diskette. 
  2710.  
  2711. 2.  Insert the floppy diskette into the stand-alone MAC. 
  2712.  
  2713. 3.  Execute MACEQUIP from the floppy diskette. 
  2714.  
  2715.     The inventory is collected. 
  2716.  
  2717. 4.  Choose the Quit command from the File menu. 
  2718.  
  2719.     The inventory is complete.  Repeat the procedure for additional  
  2720.     stand-alone MACs, and use the same floppy diskette. 
  2721.  
  2722.     The BrightWorks MAC inventory transaction files must now be updated  
  2723.     in order for the next audit to include the new inventory. 
  2724.  
  2725. 14.6.2 Updating MAC Transaction Files  
  2726.  
  2727. As a result of taking inventory on a stand-alone MAC, two DOS-based files  
  2728. are created on the Macintosh-formatted diskette: 
  2729.  
  2730. o  MACEQUIP.CFG - contains the hardware inventory data 
  2731. o  MACSOFT.LST - contains the software inventory data 
  2732.  
  2733. To include the stand-alone MAC inventory in the next audit, copy the  
  2734. MACEQUIP.CFG and MACSOFT.LST files into the Fusion program directory on  
  2735. the network. 
  2736.  
  2737. If the MACEQUIP.CFG and MACSOFT.LST files residing in the Fusion program  
  2738. directory already contain data from other networked or stand-alone MACs,  
  2739. you must append the new information to the existing files in the Fusion  
  2740. program directory.  To append the new data, first get the new data  
  2741. files (MACEQUIP.CFG and MACSOFT.LST) into a DOS environment (i.e., a  
  2742. Novell Volume [or directory], a DOS floppy disk, or a DOS hard disk).   
  2743. Then append the data by using the DOS "TYPE" command on the new data files  
  2744. and redirecting the output of the TYPE command to the existing MACEQUIP.CFG  
  2745. and MACSOFT.LST files that reside in the Fusion program directory. 
  2746.  
  2747. The TYPE command syntax is as follows: 
  2748.  
  2749. TYPE [drive:][path..]source file >> [drive:][path..]target file 
  2750.  
  2751. For example, if the new data files are residing on Drive B: and the  
  2752. Fusion program directory is currently mapped to Drive K:, the commands  
  2753. to append both MACEQUIP.CFG and MACSOFT.LST would be executed as follows: 
  2754.  
  2755. B:\>TYPE macequip.cfg >> k:macequip.cfg 
  2756. B:\>TYPE macsoft.lst >> k:macsoft.lst 
  2757.  
  2758. In this example, Drive B: is the current drive.  Refer to your DOS  
  2759. documentation for more information on the TYPE command. 
  2760.  
  2761. NOTE:  To incorporate the stand-alone data into the BrightWorks baseline  
  2762. inventory, the MAC Hardware and Software options must be checked in the Audit  
  2763. Parameters dialog box before performing the audit.  Also, the Macintosh  
  2764. Unknown Files to Identify option must be checked in the Software Options  
  2765. dialog box.  (Refer to the instructions in Chapter 13 regarding the  
  2766. definition of audit parameters.) 
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770. 15.0 Conducting an Audit 
  2771.  
  2772. Chapter 14 discussed the procedures for collecting inventory information.   
  2773. This chapter discusses the BrightWorks audit process.  In addition to the  
  2774. instructions for conducting an audit, a checklist is provided listing the  
  2775. activities you should consider before running the audit. 
  2776.  
  2777. NOTE:  This chapter pertains to BrightWorks and LAN Inventory. 
  2778.  
  2779.  
  2780. 15.1 Introduction 
  2781.  
  2782. Conducting an audit compiles the collected equipment inventory data from  
  2783. your workstations and file servers and adds it to BrightWorks' baseline  
  2784. inventory.  As a result of performing an audit, the baseline inventory file  
  2785. is updated and represents an accumulation of your most currently audited  
  2786. inventory information.  The baseline inventory file provides data for  
  2787. various BrightWorks inventory reports, on-screen viewing, automatic  
  2788. notification of inventory changes, and the BrightWorks software  
  2789. distribution capability. 
  2790.  
  2791. Audits can be run at any time.  However, the audit results depend on the  
  2792. settings defined via the Administration Inventory commands on the  
  2793. BrightWorks menu bar.  Audit settings include: audit scope, audit parameters,  
  2794. software options and notification options.  These settings need to be  
  2795. established before the audit is conducted.  (For details on these procedures,  
  2796. refer to section 13.2 entitled "Audit Set-up and Administration.") 
  2797.  
  2798. 15.1.1 Access to Audit Functions 
  2799.  
  2800. Audit configuration is performed by choosing the Inventory command from  
  2801. the Administration menu.  From the sub-menu that displays, choose the  
  2802. desired command. 
  2803.  
  2804. An audit is initiated by choosing the Inventory command from the  
  2805. Administration menu.  From the sub-menu which displays, choose the Audit  
  2806. command. 
  2807.  
  2808. 15.1.2 What's in this Chapter 
  2809.  
  2810. The following chart describes the sections in this chapter: 
  2811.  
  2812. SECTION                         DESCRIPTION 
  2813. Auditing Checklist              Lists audit options and provides  
  2814.                 considerations for conducting an audit. 
  2815.  
  2816. Auditing the Collected          Describes what happens during an audit  
  2817. Inventory                       and how to initiate one. 
  2818.  
  2819.  
  2820. 15.2 Auditing Checklist  
  2821.  
  2822. Conducting an audit transfers the inventory information from the  
  2823. transactions database to the BrightWorks baseline database.  For example,  
  2824. when a workstation inventory is performed, the collected inventory data  
  2825. gets stored in a transactions database.  When an audit is conducted, the  
  2826. data in the transactions database gets compared to the data in the baseline  
  2827. database.  In general, all new inventory data gets added to the baseline;  
  2828. all changed data gets updated in the baseline and any missing data gets  
  2829. removed from the baseline. 
  2830.  
  2831. Several BrightWorks options enable you to customize the audit process to  
  2832. accommodate your specific auditing needs.   
  2833.  
  2834. This section briefly lists the items you should consider before conducting  
  2835. an audit.   
  2836.  
  2837. NOTE:  Many of the details on these items are provided in section 13.2  
  2838. entitled "Audit Set-up and Administration." 
  2839.  
  2840. 15.2.1 Time Considerations  
  2841.  
  2842. Auditing a large network can be a time-consuming process.  Eliminate  
  2843. wasted time by defining the scope of the audit to include only the  
  2844. specific sites, file servers and components you are interested in auditing.   
  2845. For example, if you just received new transaction files from your Chicago  
  2846. office, it may not be necessary to include your New York office data  
  2847. in the audit.  Simply remove the New York site from your scope specification  
  2848. and limit the audit scope to include only Chicago.  In addition to specific  
  2849. site audits, you can conduct exclusive audits for software, hardware, file  
  2850. servers and/or workstations. 
  2851.  
  2852. To define the Scope of Audit, the Software Options, and the Audit Parameters,  
  2853. choose the appropriate command from the Administration/Inventory sub-menu.   
  2854. (Choose the Define Sites command from the Inventory sub-menu to verify that  
  2855. each site is mapped to the correct drive and directory!) 
  2856.  
  2857. 15.2.2 What to Audit 
  2858.  
  2859. An audit can include networked PC data, file server data, and even  
  2860. stand-alone PC and Macintosh inventory data.  "Inventory data" can be  
  2861. further defined to include hardware and/or software.  BrightWorks provides  
  2862. easy-to-use and intuitive programs to collect the inventory on networked  
  2863. and stand-alone workstations. 
  2864.  
  2865. To define the information to be audited, choose the Audit Parameters  
  2866. command from the Administration/ Inventory sub-menu.  (To include  
  2867. stand-alone data in the audit, make sure that the PC/MAC data has been  
  2868. incorporated into the BrightWorks inventory transaction files.   
  2869. Refer to the instructions in Chapter 14.) 
  2870.  
  2871. 15.2.3 Scheduling 
  2872.  
  2873. BrightWorks lets you schedule audits.  You can specify the specific hour,  
  2874. day, week, or month that audits be conducted.  You may want an audit to be  
  2875. performed each night at midnight, or you may want the audit to be performed  
  2876. on the fifteenth day of each month.  BrightWorks takes care of logging in  
  2877. to the appropriate servers at the correct times to avoid any potential  
  2878. security violations.  In addition, the results of an audit are always  
  2879. stored in the audit log for later review.   
  2880.  
  2881. To define an audit schedule, choose the Audit Parameters command from the  
  2882. Administration/Inventory sub-menu. To define notification settings,  
  2883. choose the Alerting Options command from the Administration/Inventory  
  2884. sub-menu. 
  2885.  
  2886. 15.2.4 Multiple Sites  
  2887.  
  2888. BrightWorks allows you to manage inventory for multiple sites.  If you  
  2889. are consolidating information from multiple sites, have you created  
  2890. directories for each site and copied the inventory transaction database  
  2891. files into those directories from the respective sites? 
  2892.  
  2893. Choose the Define Sites command from the Administration/Inventory sub-menu  
  2894. to define new sites.  Choose the Scope of Audit command from the  
  2895. Administration/Inventory sub-menu to determine which sites should be  
  2896. included in the audit. 
  2897.  
  2898. 15.2.5 Alerting Options  
  2899.  
  2900. Do you want to be notified about the outcome of the audit?   
  2901.  
  2902. BrightWorks' alerting parameters let you define the conditions under  
  2903. which you want to be notified, as well as the method of notification.   
  2904. For example, you might want to be notified of all hardware changes that  
  2905. have been made to the file servers since the last audit.  Further, you  
  2906. might want these results to be sent to you via cc:Mail. 
  2907.  
  2908. To define the audit notification settings, choose the Alerting tool bar  
  2909. button to display the Alerting Options dialog box. 
  2910.  
  2911.  
  2912. 15.3 Auditing the Collected Inventory 
  2913.  
  2914. Conducting a BrightWorks audit creates or updates the baseline by  
  2915. incorporating the collected inventory data.  The baseline inventory is  
  2916. created the first time an audit is performed.  For all subsequent audits,  
  2917. the collected inventory is compared against the existing baseline, and  
  2918. the existing baseline is updated appropriately.  
  2919.  
  2920. The collected inventory transactions represent any of the following: 
  2921. o  File server hardware and software 
  2922. o  PC workstation hardware and software (including stand-alone PCs) 
  2923. o  MAC workstation hardware and software (including stand-alone MACs) 
  2924.  
  2925. Before the audit process starts, BrightWorks considers the established  
  2926. parameters that have been defined using the audit Administration options: 
  2927. o  Whether the audit should occur automatically or upon request.   
  2928. If audits are defined to occur automatically, BrightWorks also considers  
  2929. the specified audit interval time (e.g., daily - at 9 am;  
  2930. weekly - on Friday at 5 pm). 
  2931.  
  2932. o  Sites to be included in the audit. 
  2933.  
  2934. o  File servers to be included in the audit. 
  2935.  
  2936. o  System and application software to be included in the audit. 
  2937.  
  2938. o  Workstation and component types to be included in the audit  
  2939. (e.g., hardware and software transactions from PCs and file servers;  
  2940. only hardware transactions from MACs). 
  2941.  
  2942. NOTE:  Audit parameters can be changed at any time.  Refer to section 13.2  
  2943. entitled "Audit Set-up and Administration" for details on defining audit  
  2944. parameters.   
  2945.  
  2946. 15.3.1 Running an Audit 
  2947.  
  2948. The process of running an audit uses the recently collected equipment  
  2949. inventory transaction information to update each existing individual  
  2950. equipment inventory record.  In turn, the baseline inventory is updated.   
  2951. As a result of comparing the new current transactions to the baseline,  
  2952. audit statistics are generated.  Reported changes in inventory include  
  2953. components, nodes or software that have been added, changed, or removed  
  2954. since the last audit.  Audit results can be reviewed on screen or via hard  
  2955. copy report.  (Refer to Chapter 16 for detailed information on "Reviewing  
  2956. Audit Results.") 
  2957.  
  2958. Audits can be initiated at any time, regardless of whether automatic  
  2959. audits (e.g., daily, weekly) have been scheduled in the audit parameters.   
  2960.  
  2961. Use the following procedure to initiate a BrightWorks audit and update  
  2962. the baseline inventory with current equipment inventory data.   
  2963.  
  2964. NOTES: a - Before you initiate the audit, make sure that all audit  
  2965. parameters are defined correctly and any stand-alone inventory data has  
  2966. been loaded into BrightWorks. 
  2967. b - Use the Btrieve NLM to improve the performance of data collection,  
  2968. auditing and reporting by as much as 500%.  Refer to Chapter 32 for  
  2969. instructions on configuring BREQUEST and the Btrieve NLM. 
  2970.  
  2971. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  2972.     sub-menu that displays, choose the Audit command. 
  2973.  
  2974.     A dialog box displays with a warning message and the prompt "Do You  
  2975.     Want To Proceed?" 
  2976.  
  2977. 2.  Choose the OK button to proceed with the audit. 
  2978.  
  2979.     An Audit in Progress dialog box displays a status bar showing the  
  2980.     progress of the audit.  When the audit is complete, the baseline is  
  2981.     updated to reflect the new inventory data. 
  2982.  
  2983.  
  2984.  
  2985. 16.0 Reviewing Audit Results 
  2986.  
  2987. Chapter 15 discussed the procedures for conducting an audit.  This chapter  
  2988. discusses the procedures for viewing audit results. 
  2989.  
  2990. NOTE:  This chapter pertains to BrightWorks and LAN Inventory. 
  2991.  
  2992.  
  2993. 16.1 Introduction 
  2994.  
  2995. When an audit has been completed, the audit results are available via the  
  2996. Audit Log dialog box.  The Audit Log dialog box provides both summary and  
  2997. detail information regarding the changes made to the baseline inventory as  
  2998. a result of the audit.  The software applications that were detected upon  
  2999. inventory collection but not recorded in the inventory database are listed  
  3000. and reported in the Unidentified Software dialog box. 
  3001.  
  3002. 16.1.1 Access to Audit Results 
  3003.  
  3004. Audit results can be reviewed and/or managed by choosing the Inventory  
  3005. command from the Administration menu.  From the sub-menu which displays,  
  3006. choose the View Audit Log or Unidentified PC/Fileserver or Macintosh  
  3007. Software commands. 
  3008.  
  3009. 16.1.2 What's in this Chapter 
  3010.  
  3011. The following chart describes the sections in this chapter: 
  3012.  
  3013. SECTION                         DESCRIPTION 
  3014. Viewing the Audit Log           Provides procedures for accessing and  
  3015.                 viewing the Audit Log; lists the information  
  3016.                 available from the Audit Log. 
  3017.  
  3018. Managing Unidentified Software  Provides procedures for moving information  
  3019.                 from the Unidentified Software list to the  
  3020.                 qualification lists. 
  3021.  
  3022.  
  3023. 16.2 Viewing the Audit Log 
  3024.  
  3025. The Audit Log provides both summary and detail information about the  
  3026. changes that were made to the baseline inventory as a result of an audit.   
  3027. The information available from the Audit Log includes: 
  3028.  
  3029. o  Summarized Changes: 
  3030.     - the date and time of the audit 
  3031.     - the name of the person who initiated the audit 
  3032.     - the number of changes made to inventory categories (e.g., 5  
  3033.     nodes added; 1 system file updated)  
  3034.  
  3035. o  Detailed Changes: 
  3036.     - an itemized list of components, nodes and system files that  
  3037.     have changed since the last audit (e.g., at the site named SALES,  
  3038.     a new node JOHN was found) 
  3039.  
  3040. 16.2.1 Viewing the Audit Log 
  3041.  
  3042. Audit summary and detail information is maintained by BrightWorks for  
  3043. as long as necessary.  For example, your organization might require that  
  3044. the audit results be accessible on-line for a year.  In this case, each  
  3045. audit performed within the last year is listed in the Audit Log dialog box,  
  3046. and the results of each audit can be viewed. 
  3047.  
  3048. The only modification that can be made to the Audit Log is the deletion of  
  3049. an audit entry.  Continuing with the above example, all audits that occurred  
  3050. more than a year ago would need to be deleted from the Audit Log.  
  3051.  
  3052. Use the following procedure to view and manage on-line audit results. 
  3053.  
  3054. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  3055.     sub-menu that displays, choose the View Audit Log command. 
  3056.  
  3057.     The Audit Log dialog box displays.  The dialog box lists all the audits  
  3058.     that have been performed.  The Date, Time, Performed By, and Status  
  3059.     information is listed for each audit. 
  3060.  
  3061. 2.  To view the summarized results of an audit, select an audit in the  
  3062.     Audit Log dialog box and choose the Results button.  
  3063.  
  3064.     The Audit Results dialog box displays.  This dialog box summarizes the  
  3065.     changes made to inventory categories as a result of the audit. 
  3066.  
  3067. NOTE:  This dialog box can also be displayed by double clicking on an audit  
  3068. in the Audit Log dialog box. 
  3069.  
  3070.     To view detailed information about a category that has an entry greater  
  3071.     than zero (0), double click on the category name.  For example, if two  
  3072.     system files are added as a result of the audit, you can double click  
  3073.     on the System Files Added category to view the names of the added  
  3074.     system files. 
  3075.  
  3076.     Choose the Close button to close the Audit Details dialog box.  Choose  
  3077.     the Close button to close the Audit Results dialog box. 
  3078.  
  3079. 3.  To view the audit details, select an audit from the Audit Log dialog  
  3080.     box and choose the Details button.  
  3081.  
  3082.     An Audit Details dialog box displays which contains a itemized list  
  3083.     of audited components, nodes, and system files. 
  3084.  
  3085.     Use the scroll buttons and scroll bars to view all the information.   
  3086.     Choose the Close button to close the Audit Details dialog box. 
  3087.  
  3088. NOTE:  Procedures for viewing the detailed dialog box shown above are  
  3089. also provided in Step #2; however, the dialog box accessed in Step #2 only  
  3090. shows the details of a selected component.  By choosing the Details  
  3091. button in the Audit Log dialog box, all component changes for an audit are  
  3092. displayed in the audit log details dialog box. 
  3093.  
  3094. 4.  To remove an audit entry from the Audit Log dialog box list, highlight  
  3095.     an audit and choose the Delete button. 
  3096.  
  3097.     You are prompted to confirm the deletion.  Choose the Yes button to  
  3098.     continue and remove the selected audit from the list. 
  3099.  
  3100. 5.  To print the results of an audit entry in the Audit Log dialog box list,  
  3101.     highlight an audit and choose the Print button. 
  3102.  
  3103.     The details of the selected audit are sent to the printer currently  
  3104.     defined in your print set-up. 
  3105.  
  3106. 6.  Choose the Close button to exit the Audit Log dialog box. 
  3107.  
  3108.  
  3109. 16.3 Managing Unidentified Software 
  3110.  
  3111. "Unidentified software" is the group of software files that were detected  
  3112. during an inventory but were not listed in the PC or MAC Software  
  3113. qualification lists.  As a result, BrightWorks is not able to categorize  
  3114. and identify the software during the audit. For example, assume that an  
  3115. inventory performed on PC workstation X results in detecting the file  
  3116. named ABC.EXE.  If file ABC.EXE is not listed in the PC Software database  
  3117. when an audit is performed, then the file is labeled as "unidentified" and  
  3118. added to the Unidentified Software list. 
  3119.  
  3120. NOTE:  Unidentified software is only collected if the "Unknown Files to  
  3121. Identify on Local Site" options for Fileserver, Workstation and/or  
  3122. Macintosh are checked in the Software Options dialog box.  If none of  
  3123. these options are checked, then only the applications listed in the PC or  
  3124. MAC Software Lists are included in the inventory and audit.  Refer to the  
  3125. instructions in section 13.2.4 entitled "Setting the Audit Software 
  3126. Options." 
  3127.  
  3128. In addition to viewing the list of unidentified software, you can  
  3129. "identify" the files by transferring them to their appropriate database.  
  3130. In the above example, file ABC.EXE can be transferred to the PC Software  
  3131. qualification list.  By doing so, the next time an audit is performed or  
  3132. inventory is collected, the file will no longer be tagged as "unidentified."  
  3133.  
  3134. This section includes the following discussions: 
  3135.  
  3136. o  Viewing and managing the Unidentified Software list 
  3137. o  Transferring files from the Unidentified Software list individually  
  3138. and as a group of applications 
  3139. o  Illustration of the "application group" concept  
  3140.  
  3141. 16.3.1 Viewing and Managing Unidentified Software 
  3142.  
  3143. Use the following procedure to view, sort, print and delete items from  
  3144. the list of unidentified software.  
  3145.  
  3146. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  3147.     sub-menu that displays, choose either the Unidentified PC/Fileserver  
  3148.     Software command or the Unidentified Macintosh Software command. 
  3149.  
  3150.     The last command you select depends on the workstation type for  
  3151.     which you want to view unidentified software. 
  3152.  
  3153.     The Unidentified Software dialog box displays.  Use the line up/line  
  3154.     down and page up/page down scroll buttons to scroll through the list  
  3155.     of file names. 
  3156.  
  3157.     The following information is provided: 
  3158.     o  File Path 
  3159.     o  File Name (or File Creator for Macintosh software) 
  3160.     o  File Size 
  3161.  
  3162. NOTE:  The dialog boxes displayed for both PC/Fileserver and Macintosh  
  3163. information are very similar. A File Name field is listed for PC  
  3164. applications; whereas, a File Creator field is listed for Macintosh  
  3165. applications. 
  3166.  
  3167. 2.  To sort the Unidentified Software list, choose the Sort button. 
  3168.  
  3169.     The Sort Options dialog box displays allowing you to select the sort  
  3170.     method.  The items in the Unidentified Software list can be sorted  
  3171.     by either File Path or File Name/File Creator. 
  3172.  
  3173.     Select the appropriate sort method, and choose the OK button.  The  
  3174.     list is sorted to reflect the selected method. 
  3175.  
  3176. 3.  To print the Unidentified Software list, choose the Print button. 
  3177.  
  3178.     The entire list of Unidentified Software is sent to the printer as  
  3179.     defined by your current print parameters. 
  3180.  
  3181. 4.  To delete an item from the Unidentified Software list, highlight the  
  3182.     item name and choose the Delete button. 
  3183.  
  3184.     The highlighted file name is removed from the list.  Multiple files  
  3185.     can be selected and simultaneously deleted from the list.  To select  
  3186.     more than one file name, simply click on each desired file name. 
  3187.  
  3188. 5.  To deselect any highlighted files, choose the Unmark button. 
  3189.  
  3190.     The highlight is removed from all files that were previously selected.  
  3191.  
  3192. 6.  To close the Unidentified Software list, choose the Close button. 
  3193.  
  3194.     All changes made to the Unidentified Software list are saved. 
  3195.  
  3196. 16.3.2 Transferring Unidentified Software 
  3197.  
  3198. All files listed as unidentified software can be transferred to their  
  3199. appropriate database (i.e., PC or MAC Software list) for inclusion in  
  3200. subsequent audits.  Once transferred, the file(s) are removed from the  
  3201. Unidentified Software list and added to the target database. 
  3202.  
  3203. Many applications require more than one executable file to run the software.   
  3204. To accommodate this requirement and reduce the number of files listed in  
  3205. the software databases, BrightWorks lets you mark a particular file as  
  3206. the key or identifying component of a software product.  Therefore, files  
  3207. can be transferred from the Unidentified Software list individually or  
  3208. in groups. 
  3209.  
  3210. Use the following procedure to transfer unidentified software.  
  3211.  
  3212. 1.  Choose the Inventory command from the Administration menu.  From the  
  3213.     sub-menu that displays, choose either the Unidentified PC/Fileserver  
  3214.     Software command or the Unidentified Macintosh Software command. 
  3215.  
  3216.     The last command you select depends on the workstation type for which  
  3217.     you want to view unidentified software.   
  3218.  
  3219.     The Unidentified Software dialog box displays.  The items in  
  3220.     the Unidentified Software list can be sorted by either file path/file  
  3221.     creator or file name.  To change the method by which the items are  
  3222.     sorted, choose the Sort button.  The Sort Options dialog box displays.   
  3223.     Select the appropriate sort method, and choose the OK button.  The list  
  3224.     is sorted to reflect the selected method. 
  3225.  
  3226. 2.  Select an individual file name or a group of files to be transferred.  
  3227.  
  3228.     Multiple files can be selected by clicking on more than one file name. 
  3229.  
  3230.     Choose the line up/line down and page up/page down scroll buttons to  
  3231.     scroll through the list of file names. 
  3232.  
  3233. 3.  To transfer a single file, choose the Transfer Individually button.  
  3234.  
  3235.     The Transfer Unidentified Software dialog box displays.  Depending on  
  3236.     the type of unidentified software being viewed (i.e., either PC or MAC),  
  3237.     the corresponding Software list displays on the bottom half of the  
  3238.     dialog box for reference purposes. 
  3239.  
  3240.     a - Specify details of the file to be transferred.  The File Name  
  3241.     and File Size fields are automatically filled in; however, the  
  3242.     information can be edited.  The following information must be supplied: 
  3243.  
  3244.     o  Product Name - enter the name which identifies the software  
  3245.     product to which the file belongs. 
  3246.  
  3247.     NOTE:  If you want to add the single unidentified file to a group  
  3248.     of files already defined in the PC or MAC Software List, then add  
  3249.     a colon to the Product Name followed by the file name.  For example,  
  3250.     if you want to add the ABC.EXE unidentified file to the ABC product  
  3251.     group, then enter 'ABC:ABC.EXE' in the Product Name field.  By  
  3252.     doing this, ABC.EXE will be listed with all other ABC product files  
  3253.     in the software list. 
  3254.  
  3255.     o  Version Number - enter the version number of the software product  
  3256.     to which the file belongs. 
  3257.  
  3258.     o  Category - from the drop down list associated with this field,  
  3259.     select the category of the software product to which the file belongs. 
  3260.  
  3261.     o  Manufacturer - from the drop-down list associated with this field,  
  3262.     select the manufacturer of the software product to which the file  
  3263.     belongs.  (If you enter a new manufacturer name, the name is added  
  3264.     to the Manufacturers qualification list.)  
  3265.  
  3266.     o  Hide in Inventory - place a checkmark in this field to hide the  
  3267.     file from inventory display.  (Hidden files are listed in the  
  3268.     qualification list, but cannot be viewed in an inventory list.) 
  3269.  
  3270.     b - Choose the Transfer button.  
  3271.      
  3272.     The selected file is transferred to the target database. 
  3273.  
  3274. 4.  To transfer a group of files, choose the Transfer As Group button.  
  3275.  
  3276.     The Transfer Unidentified Software as a Group of Applications dialog  
  3277.     box displays.   
  3278.  
  3279.     a - Specify details of the group to be transferred.  The following  
  3280.     information must be supplied: 
  3281.  
  3282.     o  Group Base Name - enter the name which identifies the software  
  3283.     product to which the group of files belong. 
  3284.  
  3285.     o  Group Version - enter the version number of the software product  
  3286.     to which the group of files belong. 
  3287.  
  3288.     o  Group Manufacturer - from the drop-down list associated with  
  3289.     this field, select the manufacturer of the software product to  
  3290.     which the group of files belong.  (If you enter a new manufacturer  
  3291.     name, the name is added to the Manufacturers qualification list.) 
  3292.  
  3293.     o  Category - from the drop-down list associated with this field,  
  3294.     select the software category in which the group of files belong  
  3295.     (e.g., word processing, games).  If you enter a new Category name,  
  3296.     the name is added to the Software Categories qualification list. 
  3297.  
  3298.     o  Inventory Options - select one inventory option:  
  3299.         - Hide in Inventory -  hide the entire set of files from  
  3300.         inventory 
  3301.         - Inventory All Members - identify all files as separate  
  3302.         components to be inventoried 
  3303.         - Inventory Identifier Only - inventory only the package  
  3304.         identifier 
  3305.  
  3306.     o  Group Identifier - the drop-down list associated with this field  
  3307.     lists the file names selected for transfer.  Select one file that  
  3308.     should be used to identify the group of files. 
  3309.      
  3310. NOTE:  A group of unidentified files cannot be added to another group of  
  3311. files already defined in the PC or MAC Software List.  Files can only  
  3312. be added to groups individually.  Refer to the section "Transferring  
  3313. Unidentified Software" earlier in this chapter for instructions on  
  3314. transferring each file in the group individually. 
  3315.  
  3316.     b - Choose the OK button to begin the group transfer. 
  3317.  
  3318.     The selected files are transferred to the target database.  
  3319.  
  3320. 5.  When all files have been transferred, choose the Close button in the  
  3321.     Unidentified Software list dialog box. 
  3322.  
  3323. NOTE:  To include all transferred PC files in your inventory, you must  
  3324. subsequently run EQUIP on all workstations and then perform an audit.  To  
  3325. include all transferred MAC files in your inventory, you must subsequently  
  3326. perform an audit. 
  3327.  
  3328. 16.3.3 Illustrating an Application Group 
  3329.  
  3330. As discussed immediately above, multiple files can be transferred from  
  3331. the Unidentified Software list in groups.  Transferring a group of files  
  3332. associates the entire group with a specific software product.  For  
  3333. example, the unidentified WordPerfect files SPELL.EXE, WP.EXE, and  
  3334. WPINFO.EXE can be transferred under the group name "WordPerfect."  In  
  3335. addition to a group name, the transferred files are also assigned to a  
  3336. specific version of the product, as well as the product's manufacturer name.   
  3337. For example: 
  3338.  
  3339. o  Group Base Name:  WordPerfect 
  3340. o  Group Version:  5.10 
  3341. o  Group Manufacturer: WordPerfect Corp. 
  3342.  
  3343. After being transferred, the WordPerfect files would be listed as follows  
  3344. in the PC Software List: 
  3345.  
  3346. o  WordPerfect - SPELL.EXE   5.10 
  3347. o  WordPerfect - WP.EXE   5.10 
  3348. o  WordPerfect - WPINFO.EXE   5.10 
  3349.  
  3350.  
  3351.  
  3352. 17.0 Maintaining the Baseline Inventory 
  3353.  
  3354. Chapter 16 discussed the procedures for reviewing audit results.  This  
  3355. chapter describes how to review and make changes to the equipment  
  3356. information maintained in BrightWorks' baseline inventory file. 
  3357.  
  3358. NOTE:  This chapter pertains to BrightWorks and LAN Inventory. 
  3359.  
  3360.  
  3361. 17.1 Introduction 
  3362.  
  3363. The baseline inventory is the equipment inventory database that is  
  3364. updated each time an audit is performed.  BrightWorks' inventory  
  3365. collection programs (EQUIP, SA_EQUIP, MACEQUIP) place the collected  
  3366. hardware and software data in "transaction files."  The audit process  
  3367. compiles the transaction files and compares the most recently collected  
  3368. equipment inventory information against the current baseline.  As a  
  3369. result, a new updated baseline inventory database is created.  
  3370.  
  3371. The baseline is made up of equipment inventory records which contain data  
  3372. specific to each type of equipment (e.g., file server, workstation).   
  3373. The equipment inventory records maintain data such as manufacturer,  
  3374. network address, memory, software applications, and storage.  These  
  3375. records provide a basis for BrightWorks inventory reports and on-screen  
  3376. viewing.  As a result, you might need to verify and update the equipment  
  3377. inventory information, as well as add supporting information to the  
  3378. component data. 
  3379.  
  3380. 17.1.1 Access to Equipment Database Information 
  3381.  
  3382. Inventory equipment database information is accessible by choosing the  
  3383. Inventory tool bar button or by choosing the Inventory command from the  
  3384. Tools menu. 
  3385.  
  3386. 17.1.2 What's in this Chapter 
  3387.  
  3388. The following chart describes the sections in this chapter: 
  3389.  
  3390. SECTION                                 DESCRIPTION 
  3391. Maintaining Equipment Inventory Data    Provides procedures for viewing and  
  3392.                     managing the equipment inventory. 
  3393.  
  3394. Maintaining Component Information       Provides procedures for viewing and  
  3395.                     managing the detailed component data. 
  3396.  
  3397.  
  3398. 17.2 Maintaining Equipment Inventory Data 
  3399.  
  3400. Equipment inventory records for each workstation, file server and  
  3401. stand-alone machine are created or updated automatically during an audit  
  3402. to reflect the most current hardware and software inventory information. 
  3403.  
  3404. In addition to simply viewing the inventory data, record maintenance is  
  3405. sometimes necessary.  For example, the floppy disk information collected  
  3406. by the EQUIP program is determined by the machine's CMOS set-up.  If the  
  3407. CMOS set-up is incorrect, then the collected information regarding the  
  3408. machine's floppy disk(s) will not be accurate.  To avoid having to run  
  3409. another inventory (after correcting the CMOS set-up), equipment inventory  
  3410. data can be corrected on-line. 
  3411.  
  3412. Two primary windows are associated with equipment inventory records: 
  3413.  
  3414. o  Inventory Window - a summary screen listing each record (i.e., node)  
  3415. in the Equipment Inventory database.   
  3416.  
  3417. o  Site: Detail Equipment Inventory Record - displays equipment-specific  
  3418. information for a selected node.  Information includes computer data,  
  3419. mass storage, keyboard and port data, network adapter information and  
  3420. memory.  Sub-dialog boxes provide software details, system files or  
  3421. miscellaneous equipment information for the selected record. 
  3422.  
  3423. 17.2.1 Viewing Equipment Inventory Data 
  3424.  
  3425. Use the following procedure to display the Inventory dialog box which  
  3426. provides a summary of each record in the Equipment Inventory database. 
  3427.  
  3428. 1.  Choose the Inventory tool bar button, or choose the Inventory command  
  3429.     from the Tools menu. 
  3430.  
  3431.     The Inventory dialog box displays.  This is a summary dialog box that  
  3432.     displays a list of the workstations and file servers for each audited  
  3433.     site.    
  3434.  
  3435.     If necessary, choose the line up/line down and page up/page down  
  3436.     scroll buttons to scroll through the list of records. 
  3437.  
  3438. 2.  To change the sort method of the records, choose the Sort button. 
  3439.  
  3440.     The records are initially listed in alphabetical Site order; however,  
  3441.     you have the option of resorting the records. 
  3442.  
  3443.     Upon choosing the Sort button, the View Inventory Sorting Options  
  3444.     dialog box displays.  The Current Sort Order is displayed at the top  
  3445.     of this dialog box.  Up to two fields can be selected to define the  
  3446.     order in which you want the records sorted.  Choose the OK button to  
  3447.     re-sort the inventory records according to the selected method. 
  3448.  
  3449. 3.  To narrow the list of records displayed, choose the Filter button. 
  3450.  
  3451.     The Filter Options dialog box displays.  Select one or more filter  
  3452.     criteria fields, and choose the OK button.  Only the inventory records  
  3453.     that match the filter criteria will display in the Inventory dialog box. 
  3454.  
  3455. 4.  To view the details of a record, highlight the desired record and  
  3456.     choose the Edit button. 
  3457.  
  3458.     You can also double click on the record to view the record details.   
  3459.     The detail dialog box displays. 
  3460.  
  3461.     The title bar of the dialog box indicates the last time the record's  
  3462.     inventory data was updated. 
  3463.  
  3464.     The fields in the detail dialog box differ depending on the record  
  3465.     type (e.g., file server, MAC, PC workstation, and spare part). The  
  3466.     fields displayed for each record type are itemized in Chapter 31. 
  3467.  
  3468.     Choose the horizontal and vertical scroll buttons in any of fields  
  3469.     to scroll through the information. 
  3470.  
  3471. 5.  To close the Inventory dialog box, choose the OK button. 
  3472.  
  3473. 17.2.2 Managing Equipment Inventory Records 
  3474.  
  3475. From the Inventory dialog box, new equipment inventory records can be  
  3476. added, existing records can be removed, and/or a record's detail  
  3477. information can be modified.  (The Inventory dialog box is displayed  
  3478. by choosing the Inventory tool bar button or by choosing the Inventory  
  3479. command from the Tools menu.) 
  3480.  
  3481. Use the following procedure for managing records in the Equipment  
  3482. Inventory database.   
  3483.  
  3484. 1.  To add a new equipment inventory record to the Inventory dialog box,  
  3485.     choose the Add button. 
  3486.  
  3487.     The Add New Equipment dialog box displays allowing you to select field  
  3488.     values from drop-down lists to define a new record to be included in  
  3489.     future audits.  (The Asset Tag field does not have an associated  
  3490.     drop-down list and must be manually entered.) 
  3491.  
  3492.     Specify the field values for the new record, and choose the OK button.   
  3493.     The new record is saved and added to the Inventory list.  (Inventory  
  3494.     data for the new record is automatically added by BrightWorks after  
  3495.     you perform an inventory on the machine and then run an audit.) 
  3496.  
  3497. 2.  To remove an equipment inventory record from the Inventory dialog box,  
  3498.     highlight the desired record and choose the Delete button. 
  3499.  
  3500.     A dialog box displays with the prompt "Do you really want to delete  
  3501.     this item?"  Choose the Yes button to delete the record, or choose No  
  3502.     to exit without removing the record. 
  3503.  
  3504. 3.  To edit the details of an equipment inventory record, highlight the  
  3505.     desired record and choose the Edit button. 
  3506.  
  3507.     You can also double click on the record in the Inventory dialog box  
  3508.     to view the record details.  The detail dialog box displays. 
  3509.  
  3510.     The following actions can be performed in the detail dialog box:  
  3511.  
  3512.     a - To cycle through the detailed equipment inventory records  
  3513.     listed in the Inventory dialog box, choose the Previous and Next  
  3514.     buttons.  For example, choosing the Next button will display the  
  3515.     detailed inventory for the next record/node listed in the  
  3516.     Inventory dialog box.  
  3517.  
  3518.     b - To review the status of equipment inventories taken on the  
  3519.     record shown in the detail dialog box, choose the Notes button.   
  3520.     The Notes dialog box displays showing the last date on which an  
  3521.     audit was performed which included this workstation, file server  
  3522.     or MAC.  Type any additional notes, and choose the OK button to  
  3523.     return to the detail dialog box. 
  3524.  
  3525.     c - To print the displayed equipment inventory record, choose the  
  3526.     Print button.   A pop-up dialog box displays a "printing" message  
  3527.     while the record is being printed. 
  3528.  
  3529.     d - To review the contents of the system files applicable to the  
  3530.     record shown in the detail dialog box, choose the System Files  
  3531.     button.  (This button is not available for file servers and MACs.)   
  3532.     The System Files Available list displays.  To review the contents  
  3533.     of a system file, highlight the desired file and choose the View  
  3534.     button.  Note that editing cannot be performed from this dialog box.   
  3535.     Choose the Close button two times to return to the detail dialog box. 
  3536.  
  3537.     e - To add a component to the record shown in the detail dialog  
  3538.     box, choose the Add button.  The Components dialog box displays.   
  3539.     To display specific component information, select a component  
  3540.     Category and Class from the drop down lists in the lower section  
  3541.     of the Components dialog box.  The data which matches the selected  
  3542.     Category and Class is displayed in the Components dialog box.  To  
  3543.     add a component to the record shown in the detail dialog box,  
  3544.     highlight an item and choose the Select button. 
  3545.  
  3546.     To add new component data to the BrightWorks inventory database,  
  3547.     choose the Add button.  The Add Component dialog box displays.   
  3548.     Enter the information for the new component.  All entries except  
  3549.     for Product Name can be selected from drop-down lists.  Choose the  
  3550.     OK button to add the new component information to the Components  
  3551.     dialog box.  Choose Close to return to the detail dialog box. 
  3552.  
  3553.     f - To modify miscellaneous equipment related to the record shown  
  3554.     in the detail dialog box, choose the Misc Equipment button.  The  
  3555.     Miscellaneous Equipment dialog box displays listing any items in  
  3556.     this category.  Highlight an item and choose the Edit button to  
  3557.     modify the item, or choose Delete to remove the item.  Choose the  
  3558.     Close button to save any changes and to return to the detail dialog  
  3559.     box. 
  3560.  
  3561.     g - To review the software residing on the workstation, file server  
  3562.     or MAC displayed in the detail dialog box, choose the Software  
  3563.     Applications button.  The Software Applications dialog box displays  
  3564.     the application name, version, file name and path of each software  
  3565.     application associated with this record.  Choose the Close button to  
  3566.     close the Software Applications dialog box. 
  3567.  
  3568.     h - To modify a field in the detail dialog box, double click on  
  3569.     the field to be modified. The Equipment Component dialog box  
  3570.     displays. For detailed information on reviewing, adding, or  
  3571.     modifying purchasing and/or maintenance information for a detail  
  3572.     field, refer to the next section in this chapter entitled  
  3573.     "Maintaining Component Information." 
  3574.  
  3575. 4.  To exit the detail dialog box and save any changes made to the  
  3576.     equipment inventory record details, choose the OK button.   
  3577.  
  3578.     The Inventory (summary) dialog box displays. 
  3579.  
  3580.  
  3581. 17.3 Maintaining Component Information 
  3582.  
  3583. When an audit is performed, BrightWorks compares the new inventory data  
  3584. against the data maintained in its databases and the existing equipment  
  3585. inventory records.  Performing an audit updates the data in the equipment  
  3586. inventory records. 
  3587.  
  3588. You can enhance the equipment inventory record by adding and maintaining  
  3589. data regarding the purchase and maintenance of individual components  
  3590. associated with your PC workstations, file servers, and MACs. 
  3591.  
  3592. 17.3.1 Managing Component Information 
  3593.  
  3594. Use the following procedure to review, add, or modify purchasing and/or  
  3595. maintenance information for a detail field. 
  3596.  
  3597. 1.  Choose the Inventory tool bar button, or choose the Inventory command  
  3598.     from the Tools menu. 
  3599.  
  3600.     The Inventory dialog box displays.  This summary dialog box displays  
  3601.     the workstations and file servers for all audited sites.    
  3602.  
  3603. 2.  Highlight the record for which you want to manage component data,  
  3604.     and choose the Edit button. 
  3605.  
  3606.     You can also double click on the record in the Inventory dialog  
  3607.     box to view the record details.  The detail dialog box displays. 
  3608.  
  3609. 3.  To add, edit or delete purchasing and/or maintenance information  
  3610.     for a hardware component associated with this record, double click  
  3611.     on the field which represents the component. 
  3612.  
  3613.     For example, double click on the "Clk Freq" entry in the Computer  
  3614.     Information section of the detail dialog box.  The Equipment Component  
  3615.     dialog box displays.  This dialog box lists the purchasing and  
  3616.     maintenance information for the selected hardware component. 
  3617.  
  3618.     The following actions can be performed from within the Equipment  
  3619.     Component dialog box:  
  3620.  
  3621.     a - To add or edit purchasing or maintenance information for the  
  3622.     hardware, type new values in the corresponding fields, or select  
  3623.     values from the drop-down lists.  Choose the OK button to save the  
  3624.     new field values. 
  3625.  
  3626.     b - To delete the hardware component, choose the Delete button.   
  3627.     A dialog box displays with the message "Do you really want to  
  3628.     delete this item?"  Choose the Yes button to remove the component  
  3629.     from the equipment inventory record. 
  3630.  
  3631. 4.  To review the software application associated with this record, choose  
  3632.     the Software Applications button in the detail dialog box. 
  3633.  
  3634.     The Software Applications dialog box displays listing all software  
  3635.     files associated with this record. 
  3636.  
  3637.     a - To add or edit purchasing and/or maintenance information for  
  3638.     a software application associated with this record, double click  
  3639.     on the application name.  The Equipment Component dialog box  
  3640.     displays listing the purchasing and maintenance information for the  
  3641.     selected software file.  Enter new values in the corresponding  
  3642.     fields, or select values from the drop-down lists.  Choose the  
  3643.     OK button to save the new field values. 
  3644.  
  3645.     From within the Equipment Component dialog box, to review the path,  
  3646.     version or size of the displayed software file, choose the Additional  
  3647.     Application Info button.  The Additional Software Information dialog  
  3648.     box displays the Path, Version, and Size of the selected file.   
  3649.     Choose the OK button to return to the Equipment Component dialog box. 
  3650.  
  3651. 5.  Choose the OK button to close the Equipment Component dialog box and  
  3652.     save the editing changes. 
  3653.  
  3654.  
  3655.  
  3656. 18.0 Inventory Reports 
  3657.  
  3658. Chapter 17 explained how to maintain the BrightWorks inventory equipment  
  3659. database.  This chapter discusses BrightWorks' inventory reporting  
  3660. module and presents instructions for generating reports. 
  3661.  
  3662. NOTES: a - This chapter pertains to BrightWorks and LAN Inventory. 
  3663. b - Because BrightWorks' software distribution capabilities are provided  
  3664. with the inventory capabilities, the procedures in this chapter also  
  3665. pertain to generating distribution reports.  
  3666.  
  3667.  
  3668. 18.1 Introduction 
  3669.  
  3670. BrightWorks is shipped with several pre-defined inventory and distribution  
  3671. reports called "style sheets."  These style sheets represent frequently  
  3672. requested reports which can also be customized to accommodate a specific  
  3673. need.  By performing a "query," the information included in a report can be  
  3674. filtered according to virtually any combination of values maintained in  
  3675. the BrightWorks inventory database.  For example, a report based on the  
  3676. Applications by Name style sheet will list all software applications in  
  3677. the BrightWorks inventory database. The reported software data can also be  
  3678. filtered to include only the Microsoft Word software running on 386  
  3679. machines with CPU speeds greater than 16 MHz. 
  3680.  
  3681. Queries can be saved and attached to any number of style sheets.  As  
  3682. discussed in Part Four of this manual, the same queries apply to the  
  3683. scopes used within BrightWorks' software distribution feature. 
  3684.  
  3685. In addition to customizing the pre-defined style sheets, reports that  
  3686. are created using the Crystal Reports software can be added into the  
  3687. BrightWorks system.  These added reports can be customized, renamed and/or  
  3688. deleted. 
  3689.  
  3690. NOTE:  The Crystal Reports software is installed using the BrightWorks  
  3691. install utility.  Refer to the installation instructions in Chapter 2 of  
  3692. this manual.   
  3693.  
  3694. When installed, a Crystal Reports program icon is added to the MCAFEE  
  3695. Program Manager group.  Procedures for using Crystal Reports are  
  3696. presented in Part Five of this manual. 
  3697.  
  3698. 18.1.1 Access to BrightWorks' Inventory Reports 
  3699.  
  3700. By choosing the Inventory and Distribution command from the Report menu,  
  3701. the Choose Report dialog box displays listing the BrightWorks inventory  
  3702. and distribution reports. 
  3703.  
  3704. NOTE:  Choosing the Reports tool bar button will display the Choose  
  3705. Report dialog box that was last selected from the Reports menu  
  3706. (e.g., either the inventory/distribution reports or the  
  3707. metering/monitoring/security reports).   
  3708.  
  3709. 18.1.2 What's in this Chapter 
  3710.  
  3711. The following chart describes the sections in this chapter: 
  3712.  
  3713. SECTION                                 DESCRIPTION 
  3714. Using Pre-defined Report Style Sheets   Presents the procedures for  
  3715.                     generating pre-defined reports and  
  3716.                     selecting an output option; describes  
  3717.                     the contents of each pre-defined  
  3718.                     report. 
  3719.  
  3720. Using Queries to Customize Reports      Presents the procedures for creating  
  3721.                     queries to filter report data,  
  3722.                     applying queries to reports and  
  3723.                     saving the report under a new name. 
  3724.  
  3725. Adding Reports                          Presents the procedures for adding  
  3726.                     and managing new reports. 
  3727.  
  3728.  
  3729. 18.2 Using Pre-defined Report Style Sheets 
  3730.  
  3731. The pre-defined inventory style sheets supplied with BrightWorks represent  
  3732. frequently requested inventory reports.  A pre-defined report can be  
  3733. generated "as is," or it can be customized by applying queries which further  
  3734. define the data to be included in the report. 
  3735.  
  3736. This section lists the procedures for generating a report using the  
  3737. pre-defined style sheets.  (The procedures for creating, applying and  
  3738. managing queries are discussed in the next section of this chapter.) 
  3739.  
  3740. NOTE:  The pre-defined BrightWorks report style sheets cannot be deleted. 
  3741.  
  3742. 18.2.1 Printing Pre-defined Reports 
  3743.  
  3744. Use the following procedure to generate a pre-defined report without  
  3745. applying any queries.  
  3746.  
  3747. 1.  Choose the Inventory and Distribution command from the Reports menu. 
  3748.  
  3749.     The Choose Report dialog box displays listing the reports pertaining  
  3750.     to inventory and distribution. 
  3751.  
  3752. 2.  From the list of Report Names, select the report you want to generate.  
  3753.  
  3754.     Your selection is highlighted. The default selection is the first  
  3755.     report name in the list. 
  3756.  
  3757. 3.  Select the report's Destination.  
  3758.  
  3759.     The following destinations are available: 
  3760.  
  3761.     o  Printer - Sends the report to the printer and uses the  
  3762.     currently defined Printer Set-up parameters.  (Refer to the  
  3763.     section entitled "Printer Set-up and Administration" in  
  3764.     Chapter 3 for instructions on administering your print set-up.) 
  3765.  
  3766.     o  Screen - Sends the report to a dialog box on your screen.   
  3767.     Use the scroll bars to scroll through the report contents.   
  3768.     Double click on the control menu button to close the dialog box  
  3769.     when you are finished. 
  3770.  
  3771.     o  File - Sends the report to a file.  When this option is selected,  
  3772.     the File Format options become available.  The format options are: 
  3773.  
  3774.         - Text - output file is saved in ASCII format. 
  3775.  
  3776.         - Comma Delimited - output file is saved in a comma  
  3777.         delimited format in which commas are used to separate  
  3778.         the fields. 
  3779.  
  3780. 4.  Choose the OK button to initiate the creation of the report.   
  3781.  
  3782.     A Printing dialog box displays indicating the status of the report  
  3783.     generation. 
  3784.  
  3785. NOTES: a - If the report is being sent to a file, you are prompted  
  3786. to enter a file name.  Enter the file name and destination, and choose  
  3787. the OK button.  The Printing dialog box displays even if the report  
  3788. is being sent to a file.   
  3789. b - If the report is sent to the screen, the resulting report  
  3790. displays in a Crystal Reports dialog box.  The buttons at the top of  
  3791. the dialog box from left to right can be chosen for page scroll to  
  3792. first page, previous page, next page, last page, stop scroll, page  
  3793. magnification and route report to printer.  For detailed instructions  
  3794. on using the Crystal Reports software, refer to Part Five of this manual. 
  3795.  
  3796. 18.2.2 A List of Pre-defined Inventory Reports 
  3797.  
  3798. The pre-defined inventory reports supplied with BrightWorks are listed  
  3799. below. The report name, file name and definition are provided.   
  3800.  
  3801. o  Applications by Group (BYGROUP.RPT) - categorized by Site and then User;  
  3802. this report lists the Name, Type, Version and Publisher of each application. 
  3803.  
  3804. o  Applications by Name (BYNAME.RPT) - categorized by Site and then  
  3805. Application Name; this report lists the Type, Version, Publisher and  
  3806. User of each application. 
  3807.  
  3808. o  Applications by Type (BYTYPE.RPT) - categorized by Site and then  
  3809. Application Type; this report lists the Name, Type, Version and Publisher  
  3810. of each application. 
  3811.  
  3812. o  Change in Installed Applications (CHINSAPP.RPT) - categorized by Site  
  3813. and then User Name; this report lists the names and status of the  
  3814. applications that have changed since the last audit.  
  3815.  
  3816. o  Change in Installed Fileserver Hardware (CHISHWSV.RPT) - categorized by  
  3817. Server Name; this report lists the file server hardware and the changes  
  3818. that have occurred since the last audit.  
  3819.  
  3820. o  Change in Installed Macintosh Hardware (CHISHWMC.RPT) - categorized by  
  3821. Macintosh User Name; this report lists the Macintosh hardware and the  
  3822. changes that have occurred since the last audit. 
  3823.  
  3824. o  Change in Installed Workstation Hardware (CHISHWPC.RPT) - categorized by  
  3825. PC User Name; this report lists the PC hardware and the changes that have  
  3826. occurred since the last audit. 
  3827.  
  3828. o  Change in System Files (SYSFCHG.RPT) - categorized by Site and then by  
  3829. User Name; this report lists the system file names and the modifications  
  3830. that have occurred since the last audit (e.g., new, missing). 
  3831.  
  3832. o  Completed Software Distribution Packages (COPLETE.RPT) - categorized by  
  3833. Site and then by Package Name; this report lists the receiving User Name,  
  3834. Node Address, Distribution Date and Time for each completed package. 
  3835.  
  3836. o  Equipment List (EQIPLIST.RPT) - categorized by Site and then by User Name;  
  3837. this report lists the hardware and provides a description of each item. 
  3838.  
  3839. o  Fileserver Equipment (FSVER.RPT) - categorized by Server Name; this report  
  3840. lists the identifying information and provides a description of each  
  3841. hardware component. 
  3842.  
  3843. o  Incomplete Software Distribution Packages (INCOMPLT.RPT) - categorized  
  3844. by Site and then by Package Name; this report lists the receiving User Name,  
  3845. Node Address, Distribution Date, Time and Status for each incomplete package. 
  3846.  
  3847. o  Installed Fileserver Hardware (INSTHWS.RPT) - categorized by Site and  
  3848. then Server Name; this report provides a description of each hardware  
  3849. component. 
  3850.  
  3851. o  Installed Macintosh Hardware (INSTHWM.RPT) - categorized by Site and  
  3852. then Macintosh User Name; this report provides a description of each  
  3853. hardware component. 
  3854.  
  3855. o  Installed Workstation Hardware (INSTHWP.RPT) - categorized by Site and  
  3856. then PC User Name; this report provides a description of each hardware  
  3857. component. 
  3858.  
  3859. o  Macintosh Equipment (MAC_ST.RPT) - categorized by Macintosh User Name;  
  3860. this report lists the identifying information and provides a description of  
  3861. each hardware component. 
  3862.  
  3863. o  Workstation Report (WSREPOT.RPT) - categorized by PC User Name; this  
  3864. report lists the identifying information and provides a description of each  
  3865. hardware component. 
  3866.  
  3867.  
  3868. 18.3 Using Queries to Customize Reports 
  3869.  
  3870. Queries can be defined and applied against a report to act as a filter for  
  3871. the data gathered from the BrightWorks inventory database.  Queries can be  
  3872. saved and applied to any number of reports.  The same queries can also be  
  3873. used when creating scopes for BrightWorks' software distribution, as  
  3874. discussed in Part Four of this manual. 
  3875.  
  3876. This section lists the procedures for: 
  3877. o  Applying a query to a report 
  3878. o  Customizing report style sheets 
  3879. o  Removing a query from a report  
  3880. o  Creating a new query 
  3881. o  Editing a query 
  3882. o  Deleting a query 
  3883.  
  3884. 18.3.1 Applying a Query to a Report  
  3885.  
  3886. Applying a query against report data can be used to generate a custom  
  3887. report.  Use the following procedure to apply an existing query to a report. 
  3888.  
  3889. 1.  Choose the Inventory and Distribution command from the Reports menu. 
  3890.  
  3891.     The Choose Report dialog box displays listing the reports pertaining  
  3892.     to inventory and distribution. 
  3893.  
  3894. 2.  From the list of Report Names, select the report to which you want to  
  3895.     apply a query.  
  3896.  
  3897.     Your selection is highlighted, and the Current Query field displays  
  3898.     the name of the query currently applied to the selected report.   
  3899.  
  3900. NOTE:  The <None> entry in the Current Query field indicates that no query  
  3901. is currently applied to the report. 
  3902.  
  3903. 3.  Choose the Select button to the right of the Current Query field. 
  3904.  
  3905.     The Select Query dialog box displays listing all queries.  (Refer to  
  3906.     section 18.3.4 entitled "Creating a New Query" for instructions on  
  3907.     creating new queries if only the <None> entry appears in this list.) 
  3908.  
  3909. 4.  Select the query name from the Available Queries list, and choose the  
  3910.     Apply button. 
  3911.  
  3912.     To select a query name, point to the query and click the left mouse  
  3913.     button.  Upon choosing the Apply button, the Select Query dialog box  
  3914.     closes and the selected query name is placed into the Current Query  
  3915.     field of the Choose Report dialog box.  The BrightWorks database  
  3916.     records are sorted, and only the records that match the query's  
  3917.     specified filter criteria will be included when the report is generated. 
  3918.  
  3919. NOTE:  Before applying a query, make sure that the correct report name  
  3920. is highlighted in the Choose Report dialog box. 
  3921.  
  3922. 18.3.2 Customizing Report Style Sheets 
  3923.  
  3924. Customized BrightWorks inventory and distribution reports can be created  
  3925. by assigning unique names to the pre-defined reports and then applying  
  3926. a query to each customized report. 
  3927.  
  3928. NOTE:  For instructions on using the Crystal Reports software to create  
  3929. new inventory and distribution reports, refer to Part Five of this manual.   
  3930. For instructions on incorporating the new Crystal reports into BrightWorks,  
  3931. refer to section 18.4 entitled "Adding New Reports."  
  3932.  
  3933. Use the following procedure to customize a pre-defined style sheet.  
  3934.  
  3935. 1.  From the list of Report Names in the Choose Report dialog box, select  
  3936.     the report on which you want to base the new report.  
  3937.  
  3938.     Select a report that consists of fields and data which are similar to  
  3939.     the report to be created.  For example, you might select the  
  3940.     Workstation Equipment report to create a new report which lists the  
  3941.     386 workstation nodes. 
  3942.  
  3943. 2.  Choose the New button in the Choose Report dialog box. 
  3944.  
  3945.     The New Report dialog box displays.  
  3946.      
  3947. 3.  Enter a new unique name in the Report Name field. 
  3948.  
  3949.     When the New Report dialog box first displays, the name of the  
  3950.     selected report is in the Report Name field.  Delete the existing name,  
  3951.     and enter the new report name. 
  3952.  
  3953. 4.  Select a file name to be associated with the new report. 
  3954.  
  3955.     The File Name field has an associated drop-down list of file names  
  3956.     residing in the Fusion program directory.  Because the new report is  
  3957.     to be based on the report selected in the Choose Report dialog box,  
  3958.     click on the file name of the selected report.     
  3959.  
  3960.     For example, if the new report is to be based on the pre-defined  
  3961.     Applications by Group report, then select the file name BYGROUP.RPT. 
  3962.  
  3963. 5.  Choose the OK button to save the new report information. 
  3964.  
  3965.     The New Report dialog box closes, and the new report name is added to  
  3966.     the Choose Report dialog box. 
  3967.  
  3968.     To customize the data to be included in the new report, use the  
  3969.     procedure in section 18.4 entitled "Applying a Query to a Report." 
  3970.  
  3971. 18.3.3 Removing a Query from a Report 
  3972.  
  3973. Use the following procedure to remove a query from a report.  
  3974.  
  3975. 1.  From the list of Report Names in the Choose Report dialog box,  
  3976.     select the report for which you want to remove the query.  
  3977.  
  3978.     Your selection is highlighted, and the Current Query field displays  
  3979.     the name of the query currently applied to the selected report.   
  3980.  
  3981. 2.  Choose the Select button to the right of the Current Query field. 
  3982.  
  3983.     The Select Query dialog box displays.  
  3984.      
  3985. 3.  Select the <None> query name, and choose the Apply button. 
  3986.  
  3987.     The Select Query dialog box closes.  The filter criteria is removed  
  3988.     and all records that apply to the report will be included when the  
  3989.     report is generated. 
  3990.  
  3991. 18.3.4 Creating a New Query 
  3992.  
  3993. Use the following procedure to create a new query.  The procedure assumes  
  3994. that you have already chosen the Select button in the Choose Report  
  3995. dialog box to display the Select Query dialog box. 
  3996.  
  3997. NOTE:  All queries are also available from the BrightWorks software  
  3998. distribution feature when creating scopes, as discussed in Part Four of  
  3999. this manual. 
  4000.  
  4001. 1.  Choose the Add button in the Select Query dialog box. 
  4002.  
  4003.     The Add Query dialog box displays.  Press the <TAB> key to move  
  4004.     from field to field within this dialog box. 
  4005.  
  4006. 2.  Enter a Query Name and define a filter entry. 
  4007.  
  4008.     The purpose of each filter entry is to narrow down the list of  
  4009.     records to be included in a report.  If more than one filter entry  
  4010.     is defined, the entries are "linked" using either the AND or OR  
  4011.     relationship.   
  4012.  
  4013.     For example, assume the following two filter entries: 
  4014.  
  4015.     Central Processing Unit = Intel_80386 
  4016.     CPU Clock Frequency > 66.00 Mhz 
  4017.  
  4018.     If the entries are linked with the AND relationship, only the nodes  
  4019.     that satisfy both criteria (i.e., the 80386 machines that have a  
  4020.     clock speed greater than 66 Mhz) are included in the report definition. 
  4021.  
  4022.     If the entries are linked with the OR relationship, the nodes that  
  4023.     satisfy either criteria (i.e., all Intel 80386 machines and all  
  4024.     machines that have a clock speed greater than 66 Mhz) are included in  
  4025.     the report definition.  
  4026.  
  4027.     For each filter entry, specify the following: 
  4028.  
  4029.     o  Query Name - Enter a query name up to 80 characters in length. 
  4030.      
  4031.     o  Component - Choose a component from the BrightWorks inventory  
  4032.     database to use as the filter basis.  Select a component from the  
  4033.     drop-down list associated with this field (e.g., Brand, Computer  
  4034.     Model, CPU Clock Frequency). 
  4035.  
  4036.     o  Condition - Choose a conditional operator from the drop-down  
  4037.     list associated with this field (e.g., equal to, less than, greater  
  4038.     than, not equal to).  'Equal to' is the default condition. 
  4039.  
  4040.     o  Description - If desired, choose a description of the component.   
  4041.     (This field can be NULL.)  The items which automatically display  
  4042.     in this list depend on the selected component.  For example,  
  4043.     "Intel_80386" might display if Central Processing Unit is entered  
  4044.     in the Component field; "16.00 Mhz" might display if CPU Clock  
  4045.     Frequency is entered in the Component field.  See Note (a) below. 
  4046.  
  4047.     o  Query Link - Specify the relationship between the filter entries  
  4048.     (e.g., Central Processing Unit = 80386 OR Central Processing  
  4049.     Unit = 80486).  The link options are AND and OR.  See Note (b) below. 
  4050.  
  4051. NOTES: a - To create a query which tests for the presence of a component,  
  4052. leave the Description field blank.  For example, to include all nodes  
  4053. with a hard disk, construct a query with the following entries: 
  4054.  
  4055.     Component =  
  4056.     Hard Disk #1 < > 
  4057.  
  4058. In this case, the Component description is left blank, and the query  
  4059. results in including all nodes which have a hard disk (i.e., Hard Disk #1  
  4060. does not equal blank). 
  4061. b -  All filter entries in a query must have the same Query Link type  
  4062. (e.g., all entries will be linked by AND or all entries will be linked by OR). 
  4063.  
  4064. 3.  Choose the Insert button to accept the filter entry definition. 
  4065.  
  4066.     The entry is added to the Current Query list in the Edit Query  
  4067.     dialog box.  
  4068.      
  4069. 4.  If required, insert additional filter entries.  
  4070.  
  4071.     Repeat steps #2 and #3 above. 
  4072.  
  4073. NOTE:  To add a filter entry between existing entries, first highlight  
  4074. the filter entry line in the Current Query list where you want the new  
  4075. entry to be placed.  The new defined entry is placed in the highlighted  
  4076. position. 
  4077.  
  4078. 5.  When all filter entries are defined, choose the Save button. 
  4079.  
  4080.     The query is saved and added to the Available Queries list in the  
  4081.     Select Query dialog box.  The new query can now be applied to a report. 
  4082.  
  4083. 18.3.5 Editing a Query 
  4084.  
  4085. Use the following procedure to edit the definition of an existing query.   
  4086. The procedure assumes that you have already chosen the Select button in the  
  4087. Choose Report dialog box to display the Select Query dialog box. 
  4088.  
  4089. 1.  Select a query from the Select Query dialog box, and choose the Edit  
  4090.     button. 
  4091.  
  4092.     The Edit Query dialog box displays showing the query's filter entries. 
  4093.  
  4094. 2.  Modify the information, and choose the Save button. 
  4095.  
  4096.     For instructions on modifying the filter entries, follow the procedure  
  4097.     above entitled "Creating a New Query." 
  4098.  
  4099.     To delete a filter entry, highlight the entry in the Current Query  
  4100.     List and choose the Delete button. 
  4101.  
  4102. NOTE:  To add a filter entry between existing entries, first highlight the  
  4103. filter entry line in the Current Query List where you want the new entry to  
  4104. be placed.  The new defined entry is placed in the highlighted  
  4105. position. 
  4106.  
  4107. 18.3.6 Deleting a Query 
  4108.  
  4109. Use the following procedure to delete an existing query.  The procedure  
  4110. assumes that you have already chosen the Select button in the Choose Report  
  4111. dialog box to display the Select Query dialog box. 
  4112.  
  4113. 1.  Select the query to be deleted from the Select Query dialog box, and  
  4114.     choose the Delete button. 
  4115.  
  4116.     A prompt displays asking you to verify the delete action.  Choose the  
  4117.     Yes button to delete the query.  The query is removed from the  
  4118.     Available Queries list. 
  4119.  
  4120. NOTE:  Queries that are currently applied to a software distribution scope  
  4121. and/or BrightWorks inventory/distribution report can be deleted. 
  4122.  
  4123.  
  4124. 18.4 Adding New Reports 
  4125.  
  4126. Additional reports can be incorporated into the BrightWorks system through  
  4127. the use of the Crystal Reports software.  Queries can also be applied to  
  4128. the new reports, and once added, the reports can be renamed and/or deleted. 
  4129.  
  4130. NOTE:  The Crystal Reports software is installed with BrightWorks.  A  
  4131. Crystal Reports program icon is added to the MCAFEE Program Manager group.   
  4132. Procedures for using Crystal Reports are presented in Part Five of  
  4133. this manual. 
  4134.  
  4135. 18.4.1 Adding Reports 
  4136.  
  4137. New reports created using the Crystal Reports software can be added into  
  4138. BrightWorks by using the following procedure.   
  4139.  
  4140. All report files (.RPT) must be located in the Fusion program directory. 
  4141.  
  4142. Use the following procedure to add a new report into BrightWorks. 
  4143.  
  4144. 1.  Choose the Inventory and Distribution command from the Reports menu. 
  4145.  
  4146.     The Choose Report dialog box displays. 
  4147.  
  4148. 2.  Choose the New button. 
  4149.  
  4150.     The New Report dialog box displays. 
  4151.  
  4152. 3.  Enter the Report Name of the report to be added. 
  4153.  
  4154.     The name entered in this field is the name that will display in the  
  4155.     Choose Report dialog box. 
  4156.  
  4157. 4.  Select the File Name, and choose the OK button. 
  4158.  
  4159.     Select the .RPT file name to be added into BrightWorks.  (The .RPT  
  4160.     files that display are located in the Fusion program directory.)   
  4161.     The selected file will be associated with the Report Name entered  
  4162.     in the above step.  
  4163.  
  4164. 18.4.2 Renaming Added Reports 
  4165.  
  4166. Use the following procedure to rename a Crystal report that has been  
  4167. added into BrightWorks. 
  4168.  
  4169. 1.  Choose the Inventory and Distribution command from the Reports menu. 
  4170.  
  4171.     The Choose Report dialog box displays. 
  4172.  
  4173. 2.  From the list of Report Names, select the report to be renamed, and  
  4174.     choose the Rename button. 
  4175.  
  4176.     The Rename Report dialog box displays prompting you to enter a new  
  4177.     report name. 
  4178.  
  4179. 3.  Enter the new report name, and choose the OK button. 
  4180.  
  4181.     The new report name displays in the Choose Report dialog box, and  
  4182.     the old name is removed.  All attributes of the old report are  
  4183.     preserved in the renamed report (i.e., the report contents and  
  4184.     applied query do not change). 
  4185.  
  4186. 18.4.3 Deleting Reports 
  4187.  
  4188. Use the following procedure to delete a Crystal report that has been  
  4189. added into BrightWorks. 
  4190.  
  4191. NOTE:  A pre-defined BrightWorks report style sheet cannot be deleted;  
  4192. however, a report that was created using the Crystal Reports software and  
  4193. then added into BrightWorks can be deleted. 
  4194.  
  4195. 1.  Choose the Inventory and Distribution command from the Reports menu. 
  4196.  
  4197.     The Choose Report dialog box displays. 
  4198.  
  4199. 2.  From the list of Report Names, select the report to be deleted, and  
  4200.     choose the Delete button. 
  4201.  
  4202.     A prompt displays asking you to confirm the deletion. 
  4203.  
  4204. 3.  Choose the Yes button to delete the report. 
  4205.  
  4206.     If deleted, the report name is removed from the Choose Report dialog box.   
  4207.                                 
  4208.